Лабораторная работа №6 Работа с отчетами


Скачать 68.11 Kb.
НазваниеЛабораторная работа №6 Работа с отчетами
Дата публикации29.03.2013
Размер68.11 Kb.
ТипЛабораторная работа
userdocs.ru > Бухгалтерия > Лабораторная работа

Лабораторная работа №6

Работа с отчетами



Цель работы

Получить практические навыки работы с отчетами в БД Microsoft Office Access 2003, научиться создавать отчеты и задавать параметры отчетов.

6.1. Общие методические рекомендации



Отчет – это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл. Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных.

При печати таблиц и запросов информация выдается практически в том виде, в котором хранится. Часто возникает необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются. Подробный отчет включает всю информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов.
Microsoft Access отображает в отчете данные из запроса или таблицы, добавляя к ним текстовые элементы, которые упрощают его восприятие.

К числу таких элементов относятся:

 Заголовок. Этот раздел печатается только в верхней части первой страницы отчета. Используется для вывода данных, таких как текст заголовка отчета, дата или констатирующая часть текста документа, которые следует напечатать один раз в начале отчета. Для добавления или удаления области заголовка отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета.

 Верхний колонтитул. Используется для вывода данных, таких как заголовки столбцов, даты или номера страниц, печатающихся сверху на каждой странице отчета. Для добавления или удаления верхнего колонтитула необходимо выбрать в меню Вид команду Колонтитулы. Microsoft Access добавляет верхний и нижний колонтитулы одновременно. Чтобы скрыть один из колонтитулов, нужно задать для его свойства Высота значение 0. 

 Область данных, расположенная между верхним и нижним колонтитулами страницы. Содержит основной текст отчета. В этом разделе появляются данные, распечатываемые для каждой из тех записей в таблице или запросе, на которых основан отчет. Для размещения в области данных элементов управления используют список полей и панель элементов. Чтобы скрыть область данных, нужно задать для свойства раздела Высота значение 0. 

 Нижний колонтитул. Этот раздел появляется в нижней части каждой страницы. Используется для вывода данных, таких как итоговые значения, даты или номера страницы, печатающихся снизу на каждой странице отчета. 

 Примечание. Используется для вывода данных, таких как текст заключения, общие итоговые значения или подпись, которые следует напечатать один раз в конце отчета. Несмотря на то, что в режиме Конструктора раздел "Примечание" отчета находится внизу отчета, он печатается над нижним колонтитулом страницы на последней странице отчета. Для добавления или удаления области примечаний отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета. Microsoft Access одновременно добавляет и удаляет области заголовка и примечаний отчета 
 В Microsoft Access можно создавать отчеты различными способами:

 Конструктор

 Мастер отчетов

^

5.2. Порядок выполнения работы




Построение многоуровневого отчета


Построение многоуровневого отчета рассмотрим на примере определения среднего балла по каждому студенту и по всем студентам в целом, а также качественного показателя освоения дисциплины.

Поскольку требуются как промежуточные данные, так и итоговые результаты, то решение будет представлено в виде отчета. Он строится на основе всех данных, содержащихся в таблице Успеваемость, а также во вспомогательных справочных таблицах. Почти все данные для отчета можно получить с помощью построенного ранее запроса ЗПВсеОценкиДисц, за исключением вычисляемого поля Качественнай_показатель. Поэтому задача решается в три этапа:


  1. Подготовка базового запроса ЗПОбщийКачПоказ.

  2. Построение предварительной версии отчета с помощью мастера.

  3. Доработка отчета в конструкторе.


Далее будет подробно рассмотрено выполнение каждого этапа.

Подготовка базового запроса. Базовый запрос ЗПОбщийКачПоказ для отчета Успеваемость студентов можно построить на основе существующего запроса ЗПВсеОценкиДисц. Для этого нужно:

  1. В режиме отображения запросов окна БД скопировать запрос ЗПВсеОценкиДисц в буфер и тут же вставить его, присвоив новому запросу имя ЗПОбщийКачПоказ.

  2. Открыть запрос ЗПОбщийКачПоказ в режиме конструктора и добавить вычисляемое поле Качественный_показатель, значения которого определяются с помощью выражения:

Оценка / 12

  1. Проверить правильность работы запроса, перейдя в режим таблицы.

  2. Сохранить запрос ЗПОбщийКачПоказ в БД.


Построение предварительной версии отчета с помощью мастера.

Чтобы создать отчет Успеваемость студентов, нужно:


  1. В окне БД установить режим отображения отчетов, нажав на панели объектов кнопку «Отчеты».

  2. На панели инструментов нажать кнопку «Создать».

  3. В списке появившегося окна «Новый отчет» выбрать элемент Мастер отчетов, а в поле со списком в качестве источника данных – запрос ЗПОбщийКачПоказ.

  4. В первом окне мастера отчетов выбрать следующие поля из запроса ЗПОбщийКачПоказ:




  • ФИО;

  • Шифр_группы;

  • Название_дисциплины;

  • Оценка;

  • Качественный_показатель;




  1. Во втором окне мастера указать, что первый уровень группировки производится по полю ФИО.

  2. В третьем окне мастера задать сортировку по возрастанию по полю Название_дисциплины, чтобы обеспечить вывод информации по оценкам по дисциплинам в алфавитном порядке в каждой группе (по каждому студенту). В этом же окне нажать кнопку «Итоги» и указать, что по полю Оценка будет производиться поиск среднего балла для студента, а также поиск значения максимальной оценки и максимального качественного показателя.

  3. В четвертом окне мастера выбрать вид макета ступенчатый.

  4. В пятом окне мастера выбрать стиль отчета деловой.

  5. В последнем окне мастера ввести имя отчета Успеваемость студентов и нажать кнопку «Готово».


^ Доработка отчета в конструкторе. После ознакомления с отчетом, построенным с помощью мастера, нужно перейти в режим конструктора и сделать следующие изменения:

  1. В разделе верхнего колонтитула и области данных настроить размеры “шапки” таблицы и данных, чтобы они выводились должным образом.

  2. В разделе примечаний группы убрать строку, в которой определяется количество записей, а вместо нее поместить линию. Здесь же в надписи заменить слово "Avg" на "Средний балл" и т.д.

  3. Перейти в режим предварительного просмотра отчета, нажав соответствующую кнопку на панели инструментов.



  1. После просмотра отчета на экране сохранить его в БД и распечатать на принтере.


Примечание. Если в режиме предварительного просмотра какие-либо данные выводятся не полностью, это свидетельствует о том, что нужно увеличить размеры соответствующего элемента управления в режиме конструктора.
^

6.2. Построение отчета по одному объекту


Построение отчета рассмотрим на примере создания документа Успеваемость студента.

Требуемый документ будет представлен в виде одноименного отчета, построенного на базе параметрического запроса ЗПОценкиПоСтуд. Создание отчета осуществляется в два этапа:


  1. Построение предварительной версии с помощью мастера.

  2. Доработка отчета в конструкторе.


Первый этап полностью совпадает с аналогичным этапом при решении предыдущей задачи, за исключением того, что в данном случае в качестве источника данных указывается параметрический запрос ЗПОценкиПоСтуд и в качестве имени отчета вводится текст Успеваемость студента.

Второй этап выполняется аналогично тому, как это производилось при решении предыдущей задачи. Но, кроме того, на этом этапе нужно:

  1. Удалить все данные из раздела примечаний группы и уменьшить его размер до минимума.

  2. Поле ФИО вырезать из области данных, вставить в заголовок отчета и сопроводить надписью Студент.


После окончания редактирования отчета сохранить его в базе данных и закрыть окно.

Для проверки работоспособности отчета нужно:


  1. Открыть отчет, дважды щелкнув на его значке.

  2. В появившемся окне ввести код студента (например, 5).

  3. Просмотреть отчет на экране и вывести на принтер.

  4. Закрыть окно предварительного просмотра.


^

6.3. Отчет о выполнении лабораторной работы



Отчет о выполнении лабораторной работы должен содержать титульный лист, цель работы, ход выполнения работы со скриншотами промежуточных результатов, выводы о результатах полученных при выполнении лабораторной работы. Также необходимо предварительно продемонстрировать электронный вариант созданной БД, оформить отчет и защитить его.
^

6.4. Контрольные вопросы


  1. Что такое «отчет»?

  2. Какие элементы отчета существуют?

  3. Какие способы создания отчета существуют?

  4. На основании чего создается отчет?

  5. Что такое «многоуровневый отчет»?



^

6.5. Рекомендуемая литература



1. Дейт К. Дж. Введение в системы баз данных. 6-е изд.

— К.: Диалектика, 1998. — 784 с.: ил.

2. Пасічник В.В., Резніченко В.А. Організація баз даних та знань. – К.: Видавнича група BHV, 2006.- 384 c.

3. Саймон А.Р. Стратегические технологии баз даннях: менеджмент на 2000 год. — М.: Финансы и статистика, 1999. – 479 с.

4. Маклаков С. В. Создание информационных систем с AllFusion Modeling Suite. – М.: Диалог-МИФИ, 2003. – 432 с.

5.Томас Конноли. Базы данных: проектирование, реализация и сопровождение. Теория и практика, 2-е изд.: Пер. с англ.: Уч. пос. – М.: Издательский дом "Вильямс", 2000. – 1120 с.

6. Третяк В.Ф. Голубничий Д.Ю. Рубан І.В. та ін.. Системи управління базами даних. Харків: ХВУ, 2003. – 372 с.

7. ДСТУ 2874-94. Бази даних. Терміни та визначення. — Київ: Держстандарт України, 1995. — 32 с.






Похожие:

Лабораторная работа №6 Работа с отчетами iconЛабораторная работа №3
Цель занятия: Работа в программе Проводник. Работа в системе окон Мой компьютер; быстрый поиск объектов; настройки пользовательского...
Лабораторная работа №6 Работа с отчетами iconЛабораторная работа №1
Работа в интегрированной среде borland pascal на примере программ линейной структуры
Лабораторная работа №6 Работа с отчетами iconЛабораторная работа № Работа с массивами и записями
Получить представление о том, что такое массив и научиться разрабатывать алгоритмы решения задач с использованием массивов в среде...
Лабораторная работа №6 Работа с отчетами iconЛабораторная работа Работа с почтовым клиентом
Майкрософт. Office Outlook 2010 помогает пользователям лучше распоряжаться временем и информацией, устанавливать любые контакты,...
Лабораторная работа №6 Работа с отчетами iconЛабораторная работа №3 Работа с данными в таблицах
Получить практические навыки работы с данными в бд microsoft Office Access 2003, научиться применять фильтры для отбора необходимых...
Лабораторная работа №6 Работа с отчетами iconЛабораторная работа Работа с образами дисков
Они довольно дорогостоящи и не приспособлены для быстрого отключения. Ключом к данной проблеме стали диски с возможностью однократной...
Лабораторная работа №6 Работа с отчетами iconОтличная учеба, участие в научных конференциях, спортивные и культурно-творческие...

Лабораторная работа №6 Работа с отчетами iconЛабораторная работа

Лабораторная работа №6 Работа с отчетами iconЛабораторная работа №1 Тема: Информационные ресурсы общества. Образовательные...
Цель: научиться пользоваться образовательными информационными ресурсами, искать нужную информацию с их помощью; овладеть методами...
Лабораторная работа №6 Работа с отчетами iconКазанский государственный университет культуры и искусств факультет...
Профориентационная работа с молодежью в контексте традиций и инноваций. 20
Вы можете разместить ссылку на наш сайт:
Школьные материалы


При копировании материала укажите ссылку © 2015
контакты
userdocs.ru
Главная страница