Теория бухгалтерского учета учебное пособие


НазваниеТеория бухгалтерского учета учебное пособие
страница3/19
Дата публикации13.03.2013
Размер2.73 Mb.
ТипУчебное пособие
userdocs.ru > Бухгалтерия > Учебное пособие
1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   19
^ ГЛАВА 3. ДОКУМЕНТАЦИЯ КАК ЭЛЕМЕНТ МЕТОДА

БУХГАЛ­ТЕРСКОГО УЧЕТА
3.1. Общее понятие о бухгалтерской документации

и ее значение
Все хозяйственные операции в бухгалтерском учете получают сплошное и непрерывное отражение. Это достигается при помощи составления документов, которые содержат в себе всю учетную ин­формацию о параметрах этих хозяйственных операций.

Понятие документ происходит от латин­ского слова - documentum, что означает свидетельство, доказательст­во. Таким обра­зом, бухгалтерские документы представляют собой письменное свидетельство действительного совершения хозяйственной операции или права на ее совершение.

При помощи документации происходит осу­ществление не только обратной связи в системе управления, но и прямой, так как в ряде документов имеются сведения распорядитель­ного характера. Если, например, выписывается наряд на выполнение работы, то он подтверждает действительно совершившуюся хозяйственную операцию – выполненное работником производственное задание. Если выписывается расходный кассовый ордер, то этим документом пре­доставляется право на совершение операции – выдачу денег из кассы.

Документация означает совокупность документов, а докумен­тирование – оформление хозяйственных операций документами. До­кументация является одной из первых составных элементов метода бух­галтерского учета, его первичной стадией. Каждая хозяйственная операция в бухгалтерском учете должна быть оформлена первичны­ми документами, и в то же время каждая учетная запись в бухгалтер­ском учете должна быть обоснована составленным документом.

Значение документации в хозяйственной жизни предприятия очень большое. От качества составленных документов зависит ка­чество всей совокупной учетной информации. Отражая и контроли­руя хозяйственные операции, документы являются основой построе­ния всей системы бухгалтерского учета, поскольку все записи по счетам бухгал­терского учета производятся только на основании правильно составленных и надлежаще оформленных первичных документов.

Документы также являются средством контроля за сохранностью материальных ценнос­тей или подтверждают их поступление и расходование. То есть с помощью документов контролируются действия материаль­но-ответственных лиц, законность совершения хозяйственных опера­ций, вскрываются случаи хищения материальных ценностей, разного рода злоупотребления.

Документы имеют экономическое и правовое (юридическое) значение. Они не только служат основанием и подтверждением правильности учетных записей, но они прежде всего являются средством, с помо­щью которого осуществляется хозяйственная деятельность: на осно­вании первичных документов поступают и расходуются материаль­ные, денежные и трудовые ресурсы.

^ Экономическое значение документов состоит в том, что они яв­ляются источником информации, необходимой для осуществления хозяйственной деятельности пред­приятия, проведения опе­ративного контроля над ней и анализа ее результатов.

Документы имеют юридическую силу. Это значит, что при раз­ного рода спорах в арбитражных и иных судебных инстанциях в качестве дока­зательства признаются правильно оформленные документы.

Доку­менты имеют большое значение в случае осуществления как внутреннего, так и внешнего контроля. Так, при проведении аудиторских проверок и ревизий документы являются основным источником сведений, и все выводы по результатам таких проверок обосновываются только документами.
^ 3.2. Материальные носители первичных учетных данных
В зависимости от технических средств, которые применяются на предприятии для отражения и получения сведений о хозяйствен­ных процессах, используются различные материальные носители учетной информации.

При ручном способе учета с помощью клавишных машин ис­пользуются документы, которые составляются от руки или механизи­рованным способом на листах бумаги При машинной обработке эко­номической информации ранее использовались перфокарты, перфо­ленты, магнитные ленты, дуаль-карты.

^ Бумажные документы обычно составляются на специально за­готовленных типографским способом бланках и содержат соответствующие графы и строки.

Перфокарта – это бланк, изготовленный из плотного картона с напечатанными на нем колонками цифр от 0 до 9. Необходимые дан­ные переносились с документов путем пробивки отверстий на соот­ветствующих цифрах в нужных колонках. С помощью перфокарт учетная информация автоматически вводилась в машину, где она группировалась и систематизировалась в нужном разрезе.

Дуаль-карта представляла сочетание первичного документа с перфо­картой. Изготовлялась так же, как и перфокарта, но в ней отводилось место для записи ручным способом и для пробивки отверстий.

Перфолента служила для ввода и вывода информации на ЭВМ. Это длинная полоса плотной бумаги, свернутая в рулон. Ин­формация заносилась путем пробивки отверстий на дорожках в ко­лонках.

^ Магнитная лента, как и перфолента, служила для ввода ин­формации на ЭВМ. Она изготовлена на бумажной или целлюлозно-ацетатной ленте, покрытой слоем магнитного материала.

В настоящее время для хране­ния и передачи экономической информации используются гибкие магнитные диски (дискеты), жесткие диски, ZIP-диски, магнитооптические дис­ки, однократно записываемые и перезаписываемые ком­пакт диски (CD-R,-RW; DVD-R,-RW), флэш карты и т.п.

При использовании современных средств обработки информа­ции существует два варианта регистрации первичных учетных дан­ных:

  1. при первом варианте в подразделениях предприятия устанавлива­ется периферийная техника, при помощи которой осуществляется из­мерение параметров хозяйственных операций и автоматическая пере­дача их по каналам связи в ЭВМ;

  2. при втором варианте все исходные данные заносятся с помощью клавиатуры или других устройств (световой карандаш, "мышь" и т.д.), одновременно отражаясь на экране монитора.


^ 3.3. Классификация бухгалтерских документов
В бухгалтерском учете применяется много различных докумен­тов, которые классифицируются по следующим основным признакам:

1) по назначению;

2) по месту составления;

3) по степени обобщения;

4) по способу (количеству) охватываемых операций;

5) по содержанию.

Рассмотрим, как же классифицируются документы по каждому из этих признаков.

^ 1. По назначению документы делятся на распорядительные, исполнительные (оправдательные), комбинированные и документы бухгалтерского оформления.

В распорядительных документах содержится распоряжение, приказ, задание на совершение хозяйственной операции. Эти доку­менты служат основанием для приема и выдачи денег и товарно-материальных ценностей. Они подписываются руководителем пред­приятия и главным бухгалтером. Сюда относятся приказы, распоря­жения, доверенности. Они дают основание для совершения хозяйст­венной операции, но не могут служить основанием для отражения их в системе бухгалтерского учета.

^ Исполнительные (оправдательные) документы – это такие до­кументы, которые свидетельствуют о совершении факта хозяйственной жизни. Они непосредственно служат основанием для совершения учетных записей и оправдани­ем для расходования и получения материальных ценностей, денеж­ных средств и других активов. Это накладные, лимитно-заборные карты, акты, путевые листы и т.д.

Комбинированные документы выполняют функции распоряжения и исполнения. Это расходные кассовые орде­ра, приходные кассовые ордера, наряды на сдельную работу и т.д.

^ Документы бухгалтерского оформления составляются ра­ботниками бухгалтерии с целью чисто технической подготовки учетной информации. Как правило, такие документы не могут служить основанием для совер­шения хозяйственных операций, так как составляются на основании ранее составленных. Например, сюда относятся расчеты (калькуля­ции) фактической стоимости, отклонений плановой себестоимости от фактической.

В отдельных случаях документы бухгалтерского оформления используются для составления учетных записей и несут самостоятельное значение, например, при составлении бухгалтерских справок на закрытие операционных счетов.

^ 2. По месту составления (использования) документы делятся на внутренние и внешние.

Внутренние – это такие документы, которые составляются и ис­пользуются в пределах данного предприятия. к ним относятся приходные и расходные кассо­вые ордера, наряды, авансовые отчеты и т.д.

Внешние документы составляются в одном предприятии, а используются в другом. Они выходят за пределы предприятия. К ним относятся счета, счета-фактуры, платежные требования, накладные, акты приема выполненных работ и т.п.

^ 3. По степени обобщения документы делятся на первичные и сводные.

Первичные – это документы, которые составляются на совер­шаемую хозяйственную операцию. Они имеют большое значение в бухгалтерском учете, так как являются основой всех последующих записей в регистрах бухгалтерского учета. Имеют также и юридическую силу, являясь основанием для разрешения различных споров в арбитраже и т.п.

Сводные документы фиксируют ряд однородных операций по мере их совершения или содержат сведения ряда первичных доку­ментов. В качестве примера можно выделить ведомости движения готовой продукции, отчеты о движении мате­риальных ценностей.

^ 4. По способу (количеству) охватываемых операций класси­фицируются только первичные документы. В каждом первичном до­кументе в зависимости от ряда обстоятельств отражается либо одна, либо несколько однородных операций. В зависимости от количества операций документы делятся на разовые и накопительные.

Разовые применяются для отражения одного факта хозяйственной деятельности и используются в случаях, где необходимо строгое их разграничение. Это приходные и расходные кассовые ор­дера и т.д.

Накопительные документы применяются для отражения ряда однород­ных, повторяющихся операций, которые записываются постепенно по мере их совершения (например, лимитно-заборные карты, реестры).

^ 5. По содержанию документы делятся: по учету основных средств и нематериальных активов, по учету продукции и материа­лов, по учету труда и заработной платы, по учету денежных средств и расчетов.

^ Документы по учету основных средств и нематериальных ак­тивов являются основанием для оприходования и списания основных средств и нематериальных активов, например, акт о приеме-передаче объекта ос­новных средств, акт о списании объекта ос­новных средств и др.

^ Документы по учету продукции и материалов служат для оформления поступления и расходования материальных ценностей. Это приходные ордера, накладные, лимитно-заборные карты и т.д.

^ Документы по учету денежных средств и расчетов служат для учета движения денежных средств. Сюда относятся приходные и расходные кассовые ордера, банковские расчетные документы, счета, счета-фактуры.

^ Документы по учету труда и заработной платы применяются для учета выработки, контроля трудовой дисциплины и для учета от­работанного времени. К данной группе можно отнести наряды на сдельную работу, ведомости учета выработки, табель учета рабочего времени.
^ 3.4. Основные правила ведения учетной документации
Каждый бухгалтерский документ должен быть соответствую­щим образом оформлен. Он содержит все сведения или показатели о хозяйственной операции. Эти показатели, характеризующие хозяйст­венную операцию, зафиксированные в документе и придающие ему юридическую силу, называются реквизитами. Слово реквизит исходит от ла­тинского requisitum - нужное, требуемое.

Согласно Федеральному закону "О бухгалтерском учете" первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату его составления;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

Если документ не имеет всех обязательных реквизитов, то он является недействительным и не может служить основанием для за­писей в бухгалтерском учете. Кроме основных бухгалтерский доку­мент имеет и другие реквизиты, которые определяются характером операции.

Существуют правила заполнения, проверки и дальнейшей обра­ботки, исправления ошибок, порядок движения документов. Так, при ведении учетной документации существуют опреде­ленные требования, которые устанавливаются Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете. (Утв. Минфином СССР 29 июля 1983 г. №105 по согласованию с ЦСУ СССР).

Названным Положе­нием предусматривается, что каждый документ должен составляться своевременно, содержать достоверные данные, иметь все обязатель­ные реквизиты. Записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Запрещается использовать для записи простой карандаш. Если доку­мент заполняется в нескольких экземплярах, то делается через копи­ровальную бумагу или печатается при помощи средств оргтехники.

В банковских и кассовых документах исправления не допуска­ются, а в целях предупреждения злоупотреблений после совершения хозяйственной операции погашаются штампом или от руки: "оплаче­но", "получено". Допущенные ошибки, где это разрешено, исправля­ются путем зачеркивания текста или цифры одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. Вверху пишется правильный текст или цифра и обязательно оговаривается: "Исправленному на ... верить". Заверяется подписями лиц, оформляющих документ. Там, где исправления не допускаются, документы погашаются путем пе­речеркивания и хранятся для отчета (например, денежные чеки). Суммы в документах пишутся цифрами и прописью.

После составления документы передаются в бухгалтерию, где их проверяют, обрабатывают и используют их данные для записей по счетам бухгалтерского учета. Бухгалтерская обработка заключается в проверке, расценке (таксировке), группировке и заканчивается со­ставлением журнальной статьи.

Существуют три вида проверки документов: формальная, арифметическая (ценностная), проверка по существу.

^ 1) Формальная проверка заключается в установлении правильно­сти заполнения всех обязательных реквизитов.

2) Арифметическая - это проверка расчетов (подсчет итогов, оп­ределение сумм скидок, накидок), правильности указанных цен. Пра­вильность указания цен выделяют иногда в самостоятельную провер­ку – ценностную.

^ 3) Проверка по существу заключается в установлении законности и целесообразности совершения операции. Неправильно составлен­ные документы возвращаются для дооформления или пересоставле­ния.

Дальнейшая обработка документов заключается в их:

а) расценке (таксировке), для чего в документах указывается цена и сумма;

б) группировке, т.е. их данные записываются в накопительные и группировочные ведомости. И на основании их итогов составляются журнальные статьи и производятся записи в учетные регистры.

Движение документов, начиная с момента их составления или получе­ния от другой организации и до передачи в архив после записи в учет­ные регистры, называется документооборотом. Основными этапами документооборота являются:

1) составление документов в низовых звеньях предприятия или получение от контрагентов;

2) прием документов в бухгалтерии;

3) обработка документов;

4) отражение информации, содержащейся в бухгалтерских документах, в системе учетных записей;

5) хранение документов в архиве для различных последующих спра­вок.

Правильно организованный документооборот имеет большое значение. Он ускоряет прохождение документа, что улучшает качество учетных данных и способствует более оперативному управлению деятельностью предприятия, улучшению системы учета и отчетности. Документооборот на предприятии определяет главный (старший) бухгалтер.

^ График документооборота предусматривает: наименование первичного документа, его назначение, периодичность составления, фамилию лица составляющего, принимающего и проверяющего документ.

Каждый бухгалтерский документ должен содержать минимум информации, которая необходима для руководства и управления процессами, происходящими на предприятии. С целью установления единообразия в учете и для целей его автоматизации должна проводиться работа по унификации и стан­дартизации документов

^ Унификация документов – это приведение бланков документов по учету однородных видов имущества к единой форме. Унификация приводит к созданию типовых документов, что облегчает их обработку и заполнение.

^ Стандартизация документов представляет собой установле­ние одинаковых стандартных размеров для однотиповых документов. В настоящее время унифицированы и стандартизированы в основном банковские и кассовые документы.

1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   19

Похожие:

Теория бухгалтерского учета учебное пособие iconПрактикум по теории бухгалтерского учета для студентов специальности 080109. 65
Практикум по теории бухгалтерского учета : Учебное пособие /Н. И. Доррендорф. Новосибирск: ноу впо спбивэсэп,2011. 82 с
Теория бухгалтерского учета учебное пособие icon№ Сущность и виды учета. Предмет и метод бухгалтерского учета. Объекты бухгалтерского учета
Организация первичного наблюдения и документация. Инвентаризация имущества и обязательств. Учетные регистры и формы бухгалтерского...
Теория бухгалтерского учета учебное пособие iconПонятие, сущность бухгалтерского учета. Пользователи бухгалтерского...
Целью хозяйственного учета является адекватное отражение фактов хозяйственной деятельности, предоставление полной и правдивой информации...
Теория бухгалтерского учета учебное пособие iconВопросы к экзамену по дисциплине «основы бухгалтерского учета»
Основные принципы бухгалтерского учета. Основные требования к ведению бухгалтерского учета
Теория бухгалтерского учета учебное пособие iconТестовые задания по дисциплине
Сущность и виды учета. Предмет и метод бухгалтерского учета. Объекты бухгалтерского учета
Теория бухгалтерского учета учебное пособие iconПонятие, сущность бухгалтерского учета. Пользователи бухгалтерского учета
Целью хозяйственного учета является адекватное отражение фактов хозяйственной деятельности, предоставление полной и правдивой информации...
Теория бухгалтерского учета учебное пособие iconОценка как элемент метода бухгалтерского учета. Виды оценок
Оценка является одним из элементов метода бухгалтерского учета, это способ, с помощью которого хозяйственные средства получают денежное...
Теория бухгалтерского учета учебное пособие iconУчебное пособие Челябинск д анилова Ирина Валентиновна, Моцаренко...
Данилова Ирина Валентиновна, Моцаренко Наталья Васильевна. Общая экономическая теория: Учебное пособие. – Челябинск: Издательство...
Теория бухгалтерского учета учебное пособие iconПрограмма для подготовки государственного квалификационного экзамена...
Задачи бухгалтерского учета в системе управления организацией. Принципы организации бухгалтерского учета и финансовой отчетности...
Теория бухгалтерского учета учебное пособие icon7. 1 Сравнительная характеристика бухгалтерского, налогового и управленческого учета
Разработан ряд нормативных документов, создающих необходимые предпосылки для внедрения управленческого учета в практику российских...
Вы можете разместить ссылку на наш сайт:
Школьные материалы


При копировании материала укажите ссылку © 2015
контакты
userdocs.ru
Главная страница