Основы работы в ms excel. Создание «Титульный лист» в Excel


Скачать 227.59 Kb.
НазваниеОсновы работы в ms excel. Создание «Титульный лист» в Excel
Дата публикации22.03.2013
Размер227.59 Kb.
ТипДокументы
userdocs.ru > Информатика > Документы

Основы работы в MS Excel. Создание «Титульный лист» в Excel

(2-5 балла)




Цель работы


Наработать устойчивые навыки работы с программой MS Office Excel. Научиться производить простейшие действия по набору, форматированию и обработке данных в табличном редакторе Excel.

Необходимые программные и технические средства


Персональный компьютер, желательно подключенный к сети Интернет.

Тип операционной системы – Windows.

MS Office версии 97-2003 и выше.

Общие сведения


Microsoft Excel табличный процессор, программа для создания и обработки электронных таблиц.

Документ приложения Excel называется рабочей книгой (workbook) или просто книгой Excel. Такая книга состоит из листов (worksheet), которые представляют собой большие таблицы ячеек с числами и текстовой информацией. Таблицы Excel похожи на базы данных, но предназначены не столько для хранения информации, сколько для проведения математических и статистических расчетов.

Электронные таблицы:

  • хранят данные;

  • производят вычисления на основании вводимых формул;

  • могут представлять данные в графической форме в виде диаграмм и графиков.

Задание


  1. В табличном редакторе Excel создать свой файл (присвоить ему имя «Л.р. по Excel (ФИО)» и сохранить в начале работы, дабы избежать неприятностей из-за случайной потере данных в ходе выполнения лабораторной работы).

  2. В этом файле (книге) на листе 1 создать титульный лист как в лабораторной работе № 2 (см.рис. ниже). Переименовать «Лист 1» на «3».



  3. Продемонстрировать свое мастерство по выделению, копированию, перемещению и объединению ячеек, изменению их формата и задания границ. Уметь производить заливку и защиту ячеек, защиту (частичную и полную) листа и книги Excel.
^

Порядок выполнения


Прочитайте и уясните материалы разделов лекционного курса «Информатика», относящихся к теме работы.

Ознакомьтесь с общими сведениями о предмете лабораторной работы (см. выше в описании данной работы) и рекомендуемыми дополнительными материалами.

Уясните цель работы.

Подготовьте необходимые программные и технические средства (см. выше в описании данной работы).

Приступайте к выполнению работы:

^ Теоретические сведения

Таблица - форма организации данных по столбцам и строкам.

Электронная таблица - компьютерный эквивалент обычной таблицы.

^ Табличный процессор - комплекс программ, предназначенных для создания и обработки электронных таблиц.

Функциональные возможности табличного процессора Excel

Электронная таблица - самая распространенная и мощная технология для профессиональной работы с данными. В ячейках (клетках) таблицы могут быть записаны данные различных типов: текст, даты, числа, формулы, функции и др. Главное достоинство электронной таблицы - возможность мгновенного автоматического пересчета всех данных, связанных формульными зависимостями, при изменении значения любого компонента таблицы.

В Excel вычислительные возможности объединены с богатым набором функций, присущих текстовому, графическому редакторам и другим приложениям пакета Microsoft Office.

Табличный процессор Excel позволяет:

  1. Решать математические задачи: выполнять табличные вычисления (в том числе как обычный калькулятор), вычислять значения и исследовать функции, строить графики функций (например, sin, cos, tg и др.), решать уравнения, работать с матрицами и комплексными числами и т. п.

  2. Осуществлять математическое моделирование и численное экспериментирование (Что будет, если? Как сделать, чтобы?).

  3. Проводить статистический анализ, осуществлять прогнозирование (поддержку принятия решений) и оптимизацию.

  4. Реализовать функции базы данных - ввод, поиск, сортировку, фильтрацию (отбор) и анализ данных.

  5. Вводить пароли или устанавливать защиту некоторых (или всех) ячеек таблицы, скрывать (прятать) фрагменты таблицы или всю таблицу.

  6. Наглядно представлять данные в виде диаграмм и графиков.

  7. Вводить и редактировать тексты, как в текстовом процессоре, создавать рисунки с помощью графического редактора Microsoft Office.

  8. Осуществлять импорт-экспорт, обмен данными с другими программами, например, вставлять текст, рисунки, таблицы, подготовленные в других приложениях, и т. п.

  9. Осуществлять многотабличные связи (например, объединять отчеты филиалов фирм).

  10. Подготавливать выступления, доклады и презентации благодаря встроенному режиму презентаций.

^ Запуск и завершение работы Excel

Запустить программу Excel можно из Главного меню Windows с помощью команды ПУСКПрограммыMicrosoft Excel. Файл программы Excel – excel.exe - обычно находится в папках Program FilesMicrosoft OfficeOffice.

Запуск программы Excel может осуществляться любым из стандартных способов запуска приложений, в том числе двойным щелчком мыши по значку документа, ассоциированного с Excel. Файлы документов, созданных с помощью табличного процессора Excel, имеют стандартное расширение *.xls.

При запуске Excel без указания имени файла процессор по умолчанию предлагает начать создание нового документа под условным наименованием Книга 1.

Создать новый документ можно также в окне папки или в окне программы Excel с помощью команды меню ФАЙЛСоздать или соответствующей кнопки на панели инструментов. В этом случае программа предлагает выбрать из списка шаблон для создаваемого документа.

Основные принципы создания, загрузки и сохранения документов Excel аналогичны способам для документов MS Word.

Завершение работы Excel, как и любого другого приложения Windows, - это закрытие его окна. Завершить работу с Excel (или закрыть его окно) можно любым из способов завершения работы приложений.

^ Окно программы MS Excel

Общий вид окна программы Excel (совместно с окном документа) приведен на рис. 1. Окно содержит все стандартные элементы, присущие окну приложения Windows.




Рис. 1. Окно табличного процессора MS Excel

Строка меню окна Excel отличается от строки меню окна Word появлением лишь одного пункта Данные вместо пункта Таблица.

На панели инструментов окна Excel имеются специальные кнопки, предназначенные для форматирования числовых данных:

денежный, процентный форматы, разделитель тысяч, увеличение и уменьшение разрядности числа. Используется также кнопка для объединения и центрирования текста в группе ячеек.

Ниже панели инструментов в окне Excel располагается Строка формул, которая служит для ввода и редактирования данных в ячейках. В левой части строки формул находится раскрывающийся список - поле имени, в котором высвечивается адрес или имя выделенной (активной) ячейки или блока ячеек таблицы.

Между полем имени и строковым полем для ввода и редакти­рования во время ввода данных появляются три кнопки для управления процессом ввода.

На пересечении столбца с номерами строк и строки с обозначениями столбцов находится "пустая" кнопка для выделения всей таблицы.

Ниже рабочего поля располагается строка с ярлычками рабочих листов.

Excel, как и Word, является многооконной программой, т. е. позволяет одновременно открывать несколько документов.

В ^ Строке состояния высвечиваются режимы работы табличного процессора, выводится дополнительная информация и находится Поле для Автовычислений.

Окно документа Excel можно разделять на два или четыре подокна и одновременно работать с разными частями одной и той же таблицы. Полосу разделения можно перемещать с помощью мыши. Разделить окно таблицы можно либо командой ОКНОРазделить, либо с помощью разделителей окна - черных прямоугольников на полосах прокрутки.

Закрыть подокна можно командой меню OKHOСнять разделение или перемещением разделителя вверх или вниз.

Приступая к работе над документом в MS Excel, следует установить индивидуальную настройку экрана табличного процессора или проверить установку основных параметров.

^ Основные понятия MS Excel.

Документ в программе Excel принято называть рабочей книгой (Книга 1, 2 и т. д.). Эта книга состоит из рабочих листов, как правило, электронных таблиц.

^ Рабочая книга Excel - совокупность Рабочих листов, сохраняемых на диске в одном файле.

Документом, т. е. объектом обработки Excel, является файл с произвольным именем и расширением *.xls. В каждом файле *.xls может размещаться 1 книга, а в книге - от 1 до 255 рабочих листов (электронных таблиц). По умолчанию в каждой книге содержится 3 рабочих листа. Рабочий лист имеет табличную структуру и может состоять из любого числа страниц.

Рабочие листы можно удалять, переставлять (менять их местами), добавлять новые (вставлять чистые листы). Щелкая по ярлычкам, можно переходить от одного листа к другому в пределах рабочей книги. Ярлычок активного листа выделяется цветом, а надпись на нем - полужирным начертанием.

Электронная таблица Excel состоит из 65 536 строк и 256 столбцов (колонок). Строки нумеруются числами (от 1 до 65 536), а столбцы обычно обозначаются буквами латинского алфавита А, В, С, ..., Z. После столбца Z следуют столбцы АА, АВ, АС, ВА ВВ ... IV.

^ Заголовок столбца служит не только для обозначения столбца, но и для выделения всего столбца и изменения его ширины.

Заголовок строки выполняет аналогичные функции для строк.

На пересечении строки и столбца располагается основной структурный элемент таблицы - ячейка (клетка).

Ячейка - область электронной таблицы, находящаяся на пересечении столбца и строки, это наименьшая структурная единица на рабочем листе.

Формат и размеры ячеек - ширину столбцов и высоту строк - можно изменять с помощью команд меню (иногда кнопок на панели инструментов), а также вручную - с помощью мыши или клавиш. Текущая (активная) ячейка - ячейка, в которой в данный момент находится курсор. Она выделяется на экране жирной черной рамкой. Для выделения любой ячейки достаточно щелкнуть по ней мышью: В активную ячейку можно вводить данные и производить над ней различные операции.

Каждая конкретная ячейка таблицы имеет адрес, который используется для указания на ячейку - при ссылке на нее, например А1.

Ссылка - способ (формат) указания адреса (имени) ячейки.

Адрес и содержимое текущей ячейки выводятся в строке формул электронной таблицы (см. рис. 1).

Адреса ячеек (ссылки) могут быть относительными или абсолютными. Ячейки могут иметь собственные имена.

Ссылки на ячейку (адреса ячеек) используются в формулах и функциях в качестве аргументов. При выполнении вычислений на место ссылки вставляется значение, находящееся в ячейке, на которую указывает ссылка.

Типичными установками, принимаемыми по умолчанию на уровне всех ячеек таблицы, являются:

ширина ячейки - около 8 разрядов, высота - около 12 пунктов;

левое выравнивание для символьных данных;

основной формат для цифровых данных с выравниванием вправо.

Каждая команда электронной таблицы требует указания адреса ячейки или блока (диапазона) ячеек, в отношении которых она должна быть выполнена.

^ Блок (диапазон) ячеек - группа последовательных ячеек. Блок ячеек может состоять из одной ячейки, строки (или ее части), столбца (или его части), а также последовательности строк или столбцов (или их частей).

Блок используемых ячеек может быть указан или выделен двумя путями:

  • непосредственным набором с клавиатуры начального и конечного адресов ячеек, формирующих диапазон;

  • выделением блока с помощью мыши или клавиш управления курсором.

Отменить выделение ячейки или блока можно щелчком мыши по любой другой ячейке или нажатием любой клавиши управления курсором. Для отмены одновременного выделения нескольких рабочих листов следует использовать команду контекстного меню Разгруппировать листы.

^ Адреса ячеек

Адрес ячейки составляется из обозначений столбца и номера строки, на пересечении которых находится эта ячейка, например: А1, C24, АВ2 или 11, если столбцы и строки нумеруются числами.

Тип ссылок задается пользователем при настройке параметров работы с помощью команды меню СЕРВИСПараметры на вкладке Основные переключателем Стиль ссылок - R1C1 или А1 - по умолчанию. При установленном переключателе R1C1 строки и столбцы обозначаются цифрами.

Адреса ячеек можно вводить с помощью клавиатуры на любом регистре - верхнем или нижнем. Однако гораздо удобнее вводить адреса ячеек щелчком мыши по этой ячейке.

Обозначение ячейки, составленное из номера столбца и номера строки, называется относительным адресом (относительной ссылкой) или просто ссылкой или адресом.

Ссылки на диапазон (блок) ячеек состоят из адреса ячейки, находящейся в левом верхнем углу прямоугольного блока ячеек, двоеточия и адреса ячейки, находящейся в правом нижнем углу этого блока, например:

А1:С12;

А7:Е7 - весь диапазон находится в одной строке;

СЗ:С9 - весь диапазон находится в одном столбце.

Чтобы ввести ссылку на всю строку или столбец, нужно набрать номер строки или букву столбца дважды и разделить их двоеточием, например А:А, 2:2 или А:В, 2:4.

Для обозначения адреса ячейки с указанием листа используется имя листа и восклицательный знак, например: Лист2!В5, Итоги!В5.

Для обозначения адреса ячейки с указанием книги используются квадратные скобки, например: [Киига1]Лист2!А1.

Относительная адресация ячеек используется в формулах чаще всего - по умолчанию.

При копировании формул в Excel действует правило относительной ориентации ячеек, суть которого состоит в том, что при копировании формулы табличный процессор автоматически смещает адрес в соответствии с относительным расположением исходной ячейки и создаваемой копии.

Если ссылка на ячейку не должна изменяться ни при каких копированиях, то вводят абсолютный адрес ячейки (абсолютную ссылку).

^ Абсолютная ссылка создается из относительной ссылки путем вставки знака доллара ($) перед заголовком столбца и/или номером строки. Например:

$А$1, $В$1 - это абсолютные адреса ячеек А1 и В1, следовательно, при их копировании не будет меняться ни номер строки, ни номер столбца;

$В$3:$С$8 - абсолютный адрес диапазона ячеек ВЗ.С8.

Иногда используют смешанный адрес, в котором постоянным является только один из компонентов, например:

$В7 - при копировании формул не будет изменяться номер столбца;

В$7 - не будет изменяться номер строки.

В Excel предусмотрен также удобный способ ссылки на ячейку путем присвоения этой ячейке произвольного собственного имени. Имена используют в формулах вместо адресов. Имена ячеек в формулах представляют собой абсолютные ссылки.

Имена присваиваются ячейкам или диапазонам ячеек для придания наглядности вычислениям в таблице и удобства работы, например собственными именами можно обозначать постоянные величины, коэффициенты, константы, которые используются при выполнении вычислений в электронной таблице.

Присвоить ячейке собственное имя (или удалить имя) можно с помощью команды ВСТАВКАИмяПрисвоить или используя поле имени. В последнем случае необходимо:

выделить ячейку (или диапазон ячеек);

щелкнуть мышью в поле имени (в левой части строки формул), после чего там появится текстовый курсор;

ввести имя и нажать Enter.

Для быстрого присвоения ячейке собственного имени можно использовать также комбинацию клавиш Ctrl+F3.

Команда ВСТАВКАИмя1Создать используется для создания имени из текста в выделенных ячейках. Для быстрого создания имени из текста в ячейках можно также использовать комбинацию клавиш Ctrl+Shift+F3.

Просмотреть список уже созданных имен и их ссылок можно с помощью команды меню ВСТАВКАИмяПрисвоить или с помощью раскрывающегося списка поля имени.

Для перехода к ячейкам, имеющим собственные имена, или указания их адреса в формулах раскрывают список поля имени и выбирают необходимое имя. Для быстрого перехода к ячейкам, которым присвоены имена, можно также нажать клавишу F5 и в появившемся диалоговом окне Перейти выбрать имя нужной ячейки.

Для быстрой вставки имени в формулу используется клавиша F3, после нажатия которой появляется диалоговое окно ^ Вставить имя.

При назначении имени ячейке или диапазону следует соблюдать определенные правила:

Имя должно начинаться с буквы русского или латинского алфавита, символа подчеркивания (_) или обратной косой черты (\) -слэша. В имени могут содержаться точки и вопросительные знаки. Цифры также могут присутствовать в имени, только не в его начале. Имя не должно быть похоже на адрес ячейки.

В имени нельзя использовать пробелы. Вместо них нужно ставить символ подчеркивания (_).

Длина имени ячейки не должна превышать 255 символов.

Примеры собственных имен ячеек: Доход_за_1999, Итоги_года, Постоянная_Больцмана и т. п.

Собственные (пользовательские) имена могут иметь и листы книги Excel.

Для имени листа существуют следующие ограничения:

  1. длина имени листа не должна содержать больше 31 символа;

  2. имя листа не может быть заключено в квадратные скобки [ ];

  3. в имя не могут входить следующие символы:

двоеточие (:);

косая черта (/);

обратная косая черта (\);

знак вопроса (?);

звездочка (*).

Чтобы переименовать рабочий лист, например Лист1, можно воспользоваться контекстным меню или сделать двойной щелчок по ярлычку листа, в появившемся окне удалить старое имя (Лист1) и ввести новое имя, например Таблица. Для завершения ввода следует щелкнуть по кнопке ОК или нажать клавишу Enter.

Типы данных в ячейках электронной таблицы

Ячейки рабочего листа электронной таблицы могут содержать:

исходные или первичные данные - константы;

производные данные, которые рассчитываются с помощью формул или функций.

В обычном режиме работы табличного процессора в ячейках с вычисленными (производными) данными отображаются значения, а формулы можно увидеть лишь при активизации (выделении) ячейки в строке ввода и редактирования.

Можно установить такой режим работы текстового процессора, что в ячейках будут показываться (и выводиться на печать) формулы, а не значения, полученные в результате вычислений. Для этого нужно использовать команду меню СЕРВИСПараметры и в диалоговом окне Параметры на вкладке Вид в поле Показывать установить переключатель Формулы.

Данные в ячейках таблицы могут относиться к одному из следующих типов: текст, числа, даты, формулы и функции.

Тип данных подразумевает:

допустимое множество значений, которые может принимать константа или переменная;

допустимое множество операций над этими данными.

^ Текст - последовательность букв, иногда цифр или некоторых специальных символов.

Числа могут включать цифры и различные символы: знак процента, знак мантиссы, круглые скобки, денежные обозначения (р. или $), разделители и др. Символы, которые используются в отдельных странах для обозначения разделителей, могут различаться.

Обычно в качестве десятичного разделителя используются:

запятая - в России и во многих других странах;

точка - в США.

В качестве разделителя тысяч используются:

пробел - в России;

запятая - в США;

точка - во многих других странах.

Дата и время вводятся в ячейки электронной таблицы как числа и выравниваются по правому краю. Это объясняется тем, что в дальнейшем дата и время могут быть использованы в качестве аргументов для формул.

Программа Excel распознает внешние форматы дат, в которых день, месяц и год разделены с помощью точки, косой черты или пробела. Например, 31.12.99, 31/12/99 или 31 декабря 99.

Формулой в электронной таблице называют арифметические и логические выражения. Формулы всегда начинаются со знака равенства (=) и вводятся по латинскому регистру.

Формулы могут содержать константы - числа или текст (в двойных кавычках), ссылки на ячейки, знаки арифметических, логических и других операций, встроенные функции, скобки, закладки и др.

При вычислениях с помощью формул соблюдается принятый в математике порядок выполнения арифметических операций.

Функции могут вводиться в таблицу в составе формул либо отдельно.

Функция представляет собой программу с уникальным именем, для которой пользователь должен задать конкретные значения аргументов.

Все функции имеют одинаковый формат записи и включают имя функции и находящийся в круглых скобках перечень аргументов. Функции, в которых в качестве аргумента используется другая функция, называются вложенными.

Аргументами функции могут быть:

числа;

ссылки на ячейки и диапазоны ячеек;

имена;

текст;

другие функции;

логические значения и др.

Имена функций можно набирать на любом регистре - верхнем или нижнем. После правильного ввода функций буквы автоматически преобразовываются в прописные. Для облегчения работы с встроенными функциями используется Мастер функций.

Excel содержит более 400 встроенных функций, условно разделенных на несколько категорий:

Математические и тригонометрические;

Статистические;

Финансовые;

Логические;

Инженерные;

Информационные;

Функции даты и времени;

Функции управления базами данных и списками и др.

Тип входных данных, содержащихся в каждой ячейке, определяется первым символом, который должен трактоваться не как часть данных, а как команда переключения режима.

Для того чтобы числа и даты воспринимались программой как текст, перед ними нужно ставить апостроф или пробел или заключать вводимые числа и даты в кавычки.

По умолчанию текстовые данные после завершения ввода автоматически выравниваются по левому краю ячейки, а числовые - по правому краю. При последующем форматировании тип выравнивания можно изменить.

^ Режимы работы табличного процессора

Режим, в котором находится табличный процессор в каждый конкретный момент, отражается в Строке состояния (в самом низу окна программы). Табличный процессор Excel может иметь несколько режимов работы, наиболее важные из них:

режим готовности - в Строке состояния появляется индикатор Готово;

режим ввода данных - в Строке состояния появляется индикатор Ввод;

режим редактирования - отмечается появлением индикатора Правка;

командный режим (режим команд) - в Строке состояния появляются подсказки;

запись макроса - производится запись макроса. Макросы содержат программы последовательности команд или действий пользователя. Для записи макросов используются специальные языки микропрограммирования, например Visual Basic. В Excel существует панель инструментов Макрос и специальные команды для записи, проигрывания и отладки макросов.

^ Режим готовности - режим, в котором происходит выбор ячейки или блока ячеек для корректировки или выполнения какой-либо операции. В этом режиме текстового курсора нет, а есть выделение активной ячейки.

Режим готовности автоматически переключается в режим ввода данных в тот момент, когда начинается ввод данных в определенную ячейку. При этом адрес и содержимое активной ячейки отражаются в строке формул. По окончании ввода данных в ячейку программа возвращается в режим готовности. Такая последовательная смена режимов происходит многократно, до тех пор, пока продолжается ввод данных.

Попытка в режиме ввода данных внести исправления в ячейку, уже содержащую ранее введенные данные, приводит к потере этих данных. Чтобы этого не произошло, необходимо перейти в специальный режим редактирования. (Подробнее об этом режиме см. ниже.)

В командном режиме (режиме команд) пользователю предоставляется возможность мышью или комбинацией клавиш выбрать нужную команду (пункт меню или пиктограмму). После выполнения команды происходит возврат к режиму готовности. В режиме команд в Строке состояния появляются подсказки о назначении используемого инструмента или расшифровки текущих команд меню. В командном режиме активизировать строку Главного меню можно с помощью клавиш Alt или F10, для активизации контекстного меню используется комбинация клавиш Shift+FlO или щелчок правой кнопки мыши.

Ввод и редактирование данных

Ввод данных в таблицу можно начинать в том случае, если в Строке состояния высвечивает индикатор режима Готово. Во время ввода данных в Строке состояния появляется индикатор режима Ввод.

Основным отличием ввода данных в электронные таблицы от ввода в текстовом процессоре Word является то, что в Excel после ввода данных их необходимо зафиксировать, т. е. сообщить программе, что ввод данных в ячейку закончен.

Зафиксировать данные можно одним из способов:

нажать клавишу Enter;

щелкнуть мышью по другой ячейке;

перейти к другой ячейке с помощью клавиш управления курсором;

щелкнуть мышью по кнопке ^ Конец ввода в Строке формул;

щелкнуть мышью по квадратику в нижнем правом углу ячейки.

В двух последних вариантах активной остается та же самая ячейка.

Двойной щелчок по ячейке позволяет произвести редактирование непосредственно в активной ячейке. (Начало ввода данных после одинарного щелчка приводит к уничтожению содержимого ячейки, в ячейке появляется текстовый курсор, и вместо редактирования текста его приходится набирать заново.)

^ Режим редактирования позволяет вносить изменения в содержимое ячейки без полного повторения его набора. В режиме редактирования все содержимое активной ячейки появляется в строке ввода и редактирования. Этот режим особенно удобен, когда вносимые изменения невелики по сравнению с содержимым ячейки.

Для редактирования нужно:

активизировать ячейку;

нажать клавишу F2 или щелкнуть мышью в Строке формул (активизировать строковое поле);

внести в данные необходимые изменения;

зафиксировать ввод.

При вводе данных, например текста, выходящего по ширине за границы ячейки, он захватывает на экране поля пустых соседних ячеек (до первой занятой), физически оставаясь в одной ячейке. Если соседняя справа ячейка занята, то длинный текст не отображается, хотя на самом деле он продолжает оставаться в ячейке.

Текст в ячейки можно вводить в виде нескольких строк. Разделить строки в одной ячейке можно с помощью комбинации клавиш Alt+Enter или команды меню ФОРМАТЯчейки (на вкладке Выравнивание установить переключатель Переносить по словам).

Ячейки (строки, столбцы и листы) электронной таблицы можно скрыть внутри рабочей книги с помощью команд меню ФОРМАТЯчейки (Строка, Столбец, Лист).

Для удаления выделенного фрагмента электронной таблицы можно использовать команды меню ПРАВКАУдалить или команду контекстного меню Удалить. Использование клавиши Del приводит к удалению из ячеек только значений. При этом форматы ячеек остаются неизменными, так как Excel сохраняет в памяти форматы ранее введенных данных. Для удаления ранее введенных форматов следует использовать команду ПРАВКАОчиститьФорматы или Все.

Операции перемещения, копирования, заполнения и вставки

Данные электронной таблицы можно перемещать, копировать, вставлять и использовать для заполнения других ячеек таблицы.

В Excel существует несколько вариантов копирования, заполнения и вставки:

копирование только значений (не формул);

копирование только форматов;

полное копирование значений, форматов и формул.

При копировании или перемещении формул ссылки на ячейки автоматически подстраиваются, чтобы относительное смещение оставалось прежним. При переносе формулы на некоторое число позиций каждая относительная ссылка в этой формуле заменяется ссылкой на другую ячейку, смещенную относительно исходной на такое же число позиций и в том же направлении, т. е. действует правило относительной ориентации ячеек.

При вырезке и вставке формул относительные ссылки, как правило, не настраиваются.

Копирование и заполнение ячеек часто используются для упрощения ввода однотипных данных и формул. Для заполнения пустых ячеек данными, содержащимися в ранее заполненных ячейках, используются команды меню ПРАВКАЗаполнить, а также маркер автозаполнения.

Автозаполнение - процедура автоматического заполнения строки или столбца изменяющейся последовательностью (рядами) данных или постоянными значениями с помощью протаскивания мышью маркера заполнения.

^ Маркер заполнения - небольшой черный квадрат, расположенный в нижнем правом углу выделенной ячейки или диапазона ячеек. Маркер заполнения используется для копирования или автозаполнения соседних ячеек данными выделенного диапазона по правилам, зависящим от содержимого выделенных ячеек.

Если выделены строка или столбец целиком, то маркер заполнения выводится в левом нижнем углу заголовка строки или в правом верхнем углу столбца, а не в конце выделения. Копирование и перемещение в Excel могут производиться как с помощью мыши, так и с использованием буфера обмена.

Перемещение, копирование и вставка фрагментов с помощью буфера обмена производятся так же, как в документах Word:

с использованием команд меню ПравкаКопировать (или Вырезать), а затем команды ПравкаВставить или ПравкаСпециальная вставка (при использовании команды Специальная вставка на экране появляется диалоговое окно, в котором можно задать режимы вставки);

с помощью соответствующих команд контекстного меню;

с помощью кнопок на Стандартной панели инструментов Копировать, Вырезать, Вставить.

При выполнении команды ПРАВКАВырезать выделенный блок не исчезает, как в Word, а вокруг него появляется мерцающая рамка. После этого нужно указать (выделить) тот блок или ячейку, куда должна быть выполнена вставка, и только после этого происходит перемещение.

В Excel, как и в других приложениях Windows, выделенный блок ячеек можно переместить или скопировать методом перетаскивания ("Drag-and-Drop"). Результат перетаскивания аналогичен результату использования команд Копировать и Вставить, только в этом случае не происходит помещения выделенного фрагмента в буфер обмена.

Чтобы воспользоваться методом перетаскивания, нужно выполнить следующие действия:

выделить ячейку или блок смежных ячеек;

поместить курсор мыши на любую линию контура ячейки или блока так, чтобы он превратился в наклоненную стрелку;

нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, переместить (буксировать) блок на другое место.

Эту же операцию можно выполнить методом специального перетаскивания с помощью правой кнопки мыши.

Копирование производится аналогично при нажатой клавише Ctrl.

Перемещение или копирование ячеек с одного листа на другой производится с помощью мыши при одновременно нажатых клавишах Alt или Ctrl+Alt.

В Excel копировать и размножать содержимое ячеек (горизонтальные и вертикальные блоки) по столбцам и строкам можно также с помощью маркера заполнения, перемещая установленный на нем курсор мыши. Для этого нужно:

выделить ячейку или копируемый блок;

подвести указатель мыши к маркеру автозаполнения. Когда указатель мыши примет вид черного тонкого перекрестья, нужно нажать левую кнопку мыши и тащить маркер до тех пор, пока внешняя граница выделения (рамка) не охватит необходимый диапазон.

Листы рабочей книги, подобно ячейкам, строкам и столбцам, можно вставлять, удалять, копировать и перемещать внутри рабочей книги или в другую рабочую книгу. Для перемещения и копирования рабочих листов через буфер обмена используют контекстное меню или команду меню ПРАВКАПереместить/скопировать лист. Переместить лист можно также путем перемещения (перетаскивания) его ярлычка.

^ Форматирование данных

При работе с электронными таблицами особое значение имеет формат ячейки таблицы, так как с каждой ячейкой связывается не только информация, которая в нее заносится, но и определенный формат.

От формата зависит способ обработки данных и вид, в котором они будут представлены в ячейке: используемый шрифт, размер символов, способ выравнивания, для чисел - форма представления (с фиксированной или плавающей точкой), количество знаков после запятой и т. д.

Формат ячейки в отличие от значения или формулы не отображается на экране. Формат ячейки устанавливается отдельно и сохраняется даже в том случае, если ячейка пуста.

Для быстрого копирования форматов отдельных ячеек (или блоков ячеек) удобно использовать кнопку ^ Формат по образцу, которая используется так же, как и аналогичная кнопка на панели инструментов Word.

Для форматирования любых данных в Excel используется диалоговое окно ^ Формат ячеек, которое можно вызвать с помощью команды меню окна ФорматЯчейки либо соответствующей команды контекстного меню.

Диалоговое окно Формат ячеек имеет несколько вкладок.

Если необходимо отформатировать только часть содержимого ячейки, эту часть можно выделить в строке формул (в режиме редактирования) с помощью мыши или клавиши Shift и стрелок курсора - так же, как это делается в документах Word.

Excel предлагает несколько стандартных вариантов оформления таблицы (обрамление и заполнение фоном), образцы которых можно предварительно просмотреть. Для выполнения автоформатирования необходимо выделить форматируемую часть таблицы и использовать команды меню ФОРМАТАвтоформат.

Защита информации в Excel

В Excel имеются разнообразные способы защиты информации в электронных таблицах. Ограничение доступа пользователей к информации в электронных таблицах может выполняться на уровне:

защиты файлов - рабочих книг;

защиты рабочих листов;

защиты отдельных ячеек таблицы.

Для установления защиты могут использоваться команды:

СЕРВИСЗащита;

ФОРМАТЛист (Строка, Столбец)|=>Скрыть, ОкноСкрыть;

ФОРМАТЯчейки, вкладка диалогового окна Формат ячеек - Защита;

ограничения доступа при сохранении файлов рабочих книг.

После установки защиты введение в ячейки новых данных, их изменение или удаление становятся невозможными до тех пор, пока защита не будет снята.
^

Оформление результатов


Лабораторная работа № 1.3 должна быть оформлена в виде файла с именем Л.р. по Excel (ФИО).xls, содержащего все выполненные задания (см. выше) на листе «3».
^

Формулировка выводов


Достигнута ли цель работы?

Назначение MS Excel.

Основные функции Панели инструментов и Меню в MS Excel.

Особенности работы в MS Excel.

Особенности работы по редактированию в MS Excel.
^

Порядок защиты


    Ответить на вопросы:

  1. Что такое Excel?

  2. Какие функции выполняют программы, относящиеся к электронным таблицам?

  3. Из чего состоит книга Excel и сколько ячеек содержится на каждом листе книги?

  4. Какие данные может содержать ячейка?

  5. Как происходит копирование и перемещение данных?

  6. Что такое относительный и абсолютный адрес ячейки?

  7. Из каких элементов состоит строка формул и их назначение?

  8. Как осуществляется редактирование содержимого ячейки?

  9. Функции Excel.

  10. Форматы чисел.

  11. Встроенные форматы (Форматные коды времени. Форматные коды даты. Формат Финансовый. Формат экспоненциальный и процентный).

  12. Защита книги Excel.

  13. Режим предварительного просмотра.

  14. Колонтитулы.


Похожие:

Основы работы в ms excel. Создание «Титульный лист» в Excel iconОсновы работы в Microsoft Excel
Функциональные возможности и вычислительные средства Excel позволяют решать многие инженерные и экономические задачи, представляя...
Основы работы в ms excel. Создание «Титульный лист» в Excel iconОсновы работы в Microsoft Excel
Функциональные возможности и вычислительные средства Excel позволяют решать многие инженерные и экономические задачи, представляя...
Основы работы в ms excel. Создание «Титульный лист» в Excel iconВопросы для освоения: ввод формул в ячейки
Цель работы: освоение методики работы с формулами и функциями в табличном процессоре Microsoft Office Excel (далее – Excel)
Основы работы в ms excel. Создание «Титульный лист» в Excel iconУказатель мыши в ms excel имеет вид при
В электронной таблице ms excel знак «$» (или «!») перед номером строки в обозначении ячейки указывает на
Основы работы в ms excel. Создание «Титульный лист» в Excel iconСамостоятельная работа студентов заочной формы обучения все работы...
Внимание!!! Обязательное условие — или папка, или титульный лист наклеиваемый на папку, должны быть зеленого цвета
Основы работы в ms excel. Создание «Титульный лист» в Excel icon1 Основні поняття Excel
Електрона таблиця Excel дозволяє оброблювати числа, які введені в клітинки таблиці, створювати графіки та користуватися інформацією...
Основы работы в ms excel. Создание «Титульный лист» в Excel iconТитульный лист
Титульный лист – как правило, начальный книжный лист изданий, на котором размещают основные выходные сведения, титулующие издание,...
Основы работы в ms excel. Создание «Титульный лист» в Excel iconИнструкция по использованию microsoft Excel для решения злп для того...
Приобретение навыков решения задач линейного программирования (злп) в табличном редакторе Microsoft Excel
Основы работы в ms excel. Создание «Титульный лист» в Excel iconОтчет о прохождении практики должен содержать: Титульный лист (см. Приложение 1)
Титульный лист является первым листом отчета, после которого помещаются: ксерокопия договора, задание на практику и дневник практиканта....
Основы работы в ms excel. Создание «Титульный лист» в Excel iconЛекция по теме: Microsoft Excel (курс «Информатика»)
Литература: Копыл В. И. Microsoft Excel; Сафронов И. К. Задачник – практикум по информатике; Симонович С. Информатика
Вы можете разместить ссылку на наш сайт:
Школьные материалы


При копировании материала укажите ссылку © 2020
контакты
userdocs.ru
Главная страница