Лабораторная работа №3 Работа с данными в таблицах


Скачать 92.16 Kb.
НазваниеЛабораторная работа №3 Работа с данными в таблицах
Дата публикации24.03.2013
Размер92.16 Kb.
ТипЛабораторная работа
userdocs.ru > Право > Лабораторная работа

Лабораторная работа №3

Работа с данными в таблицах



Цель работы

Получить практические навыки работы с данными в БД Microsoft Office Access 2003, научиться применять фильтры для отбора необходимых данных, научиться создавать и работать с формами.

3.1. Общие методические рекомендации



Работу с данными (добавление, удаление, копирование) в БД Microsoft Office Access 2003 или внесение изменения в содержащиеся в ней данные можно выполнить в режиме форм и таблиц. 

Формы можно создавать на основе одной или нескольких таблиц, а затем использовать эти формы для добавления и редактирования данных в соответствующих таблицах. Формы позволяют настроить интерфейс пользователя для ввода данных, применение форм обычно считается лучшим способом работы с данными.

В приложении Access предусмотрен режим таблицы для каждой таблицы. Этот режим можно применять для добавления, изменения и удаления данных. 

Удаление ненужных данных для поддержания порядка является хорошей стратегией, использование которой рекомендуется всем пользователям базы данных. Удаление устаревших или неправильных данных упрощает использование и обслуживание базы данных.

Удаление может быть простым, таким как удаление содержания поля, или сложным, таким как удаление нескольких таблиц.

Внимание!    Если планируется более сложное действие, чем простая очистка поля, сначала познакомьтесь со схемой своей базы данных. Добавление или редактирование записи редко влияет на связанные записи, но удаление записи часто требует удаления или изменения связанных записей.

Если нужно временно удалить записи из представления, можно применить фильтр, скрывающий ненужные записи.

Фильтрация — удобный способ отображения нужных данных. Фильтры позволяют просмотреть только отдельные записи в форме, отчете, запросе или таблице либо напечатать некоторые записи из отчета, таблицы или запроса. С помощью фильтра можно ограничить объем отображаемых данных, не изменяя макет базовых объектов. Так как после применения фильтра представление содержит только записи с выбранными значениями, остальные записи скрываются до очистки фильтра.

 Для столбцов таблиц и элементов управления в формах и отчетах, связанных с выражениями, фильтрация не поддерживается.

Существует несколько типов фильтров, и некоторые из них очень легко применять и удалять. Обычные фильтры встроены в каждое представление Access. Доступность команд фильтра зависит от типа и значений поля.

Для каждого типа данных предусмотрено несколько готовых фильтров. Они доступны в виде команд меню в режимах таблицы и макета и в представлениях формы и отчета. Таблицу или форму можно отфильтровать не только с помощью этих фильтров, но и путем заполнения формы (фильтр по форме).

Пользователь, который может уверенно написать выражение самостоятельно, может добиться большей гибкости, создав собственные фильтры с помощью параметров вкладки документа Фильтр.

Ниже описаны доступные типы фильтров.

Обычные фильтры: используются для фильтрации по значению или диапазону значений.

Фильтрация по выделенному : позволяет отсортировать все строки в таблице, содержащие значение, которое совпадает с выделенным значением в строке. Используется в режиме таблицы.

Фильтр по форме: используется, если требуется отфильтровать несколько полей в форме или таблице либо найти конкретную запись.

Расширенный фильтр: позволяет задать пользовательские условия фильтра.

Параметры фильтра действуют до закрытия объекта, даже если переключить представление. Другими словами, если фильтр применен в режиме таблицы, его параметры будут действовать при переключении в представление формы или режим макета, пока форма не будет закрыта. Если сохранить объект, примененный к нему фильтр будет доступен при следующем открытии объекта.

3.2. Порядок выполнения работы



Рассмотрим выполнение операций с таблицами на примере задачи добавления записей в таблицу Успеваемость базы данных Успеваемость студентов. При этом будем предполагать, что в каждой таблице уже имеется достаточно много записей. Операции с таблицами БД рассмотрим на примере следующей задачи.

Деканат получил задание отчислить студентов, которые по определенным дисциплинам получили неудовлетворительную оценку. Перед отчислением нужно составить ведомость успеваемости студентов и составить список студентов рекомендованных к отчислению.

Просмотр таблицы Успеваемость


Попробуем сразу же внести необходимые данные в таблицу Успеваемость. Для этого нужно:

  1. Открыть окно БД Успеваемость студентов, дважды щелкнув на ее значке в окне программы Проводник.

  2. Открыть таблицу Успеваемость, дважды щелкнув на ее значке.

  3. Установить ширину колонок таблицы, чтобы имена полей отображались полностью.

Просмотр таблицы Успеваемость свидетельствует о том, что для ее заполнения необходимо знать коды студентов, дисциплин и шифры групп. Их можно найти в соответствующих справочниках.

Поиск кодов студентов и дисциплин


Чтобы узнать код дисциплины, если ее название ИСТуФ, нужно:


  1. Открыть таблицу Справочник дисциплин в режиме таблицы, дважды щелкнув на ее значке.

  2. На панели инструментов нажать кнопку <Изменить фильтр> (  ).

  3. В появившемся окне «Справочник дисциплин: фильтр», щелкнув мышью в поле Название_дисциплины, а затем на кнопке со стрелкой, выбрать из раскрывшегося списка значение "ИСТуФ" (рис. 3.1).



Рис. 3.1. Задание данных в окне «Фильтр»


  1. На панели инструментов нажать кнопку «Применить фильтр» (  ). В результате этих действий узнаем, что ИСТуФ имеет код 3.

  2. Закрыть окно таблицы Справочник дисциплин.


Подобным образом попытаемся найти коды остальных дисциплин.


  • ИСТвОФ;

  • Финансовая математика;


Эту задачу можно решать двумя путями:


  • либо двухкратным поиском в таблице Справочник дисциплин нужных значений поля Код_дисциплины вначале по первому названию дисциплины, затем – по второму;

  • либо найти оба значения за один раз, задав сложное условие поиска.


Рассмотрим второй путь. Поскольку требуется найти все записи, у которых поле ^ Название дисциплины имеет значение ИСТвОФ или Финансовая математика, то условия поиска по каждому названию дисциплин связаны операцией "Или". Т. е требуется найти все записи, которые удовлетворяют любому из этих условий. Для поиска указанных записей нужно:


  1. Открыть окно таблицы Справочник дисциплин в режиме таблицы.

  2. На панели инструментов нажать кнопку «Изменить фильтр» (  ).

  3. В появившемся окне «Справочник дисциплин: фильтр» в поле Название_дисциплины найти названия нужных дисциплин. Найдем их коды, для этого следует выбрать значение ИСТвОФ, щелкнуть на ярлычке «Или» (расположен в нижней части окна) и на новом листе в том же поле выбрать значение Финансовая математика.

  4. Нажать кнопку «Применить фильтр» (  ) на панели инструментов.


В результате выполненных действий узнаем, что дисциплина ИСТвОФ имеет код 4, а Финансовая математика – код 5.

Попытка ввода данных в таблицу Успеваемость


При заполнении таблицы Успеваемость попытаемся ввести в поле Код_дисциплины новое значение 7, как новый код для новой дисциплины Финансовый анализ. Для этого нужно:


  1. Перейти в окно таблицы Успеваемость, щелкнув на нем.

  2. Ввести данные по успеваемости:

Код_студента : 4

Шифр группы : Ф-3-1

Код дисциплины: 7

Оценка : 3
При переходе к новой записи будет выдано сообщение о том, что нарушается целостность данных (дисциплины с кодом ^ 7 нет в справочнике дисциплин).

Добавление данных в таблицу Справочник дисциплин


Чтобы устранить ошибку, которая была совершена на предыдущем этапе, добавим нужные данные в таблицу ^ Справочник дисциплин. Для этого нужно:

  1. Перейти в окно таблицы Справочник дисциплин.

  2. Перейти к новой записи таблицы, нажав кнопку «Новая запись» на панели инструментов ( ) .

  3. Ввести следующие данные:


^ Код дисциплины: Установится автоматически

Название дисциплины: Финансовый анализ
Поле Код_дисциплины заполняется автоматически. Закрыть окно таблицы Справочник дисциплин.

Добавление записей в таблицу Успеваемость


Поскольку все необходимые коды известны, можно ввести данные по успеваемости. Для этого нужно:


  1. Перейти в окно таблицы Успеваемость.

Добавить данные.

  1. Закрыть окно таблицы Успеваемость.

  2. Закрыть окно Access.

Работа с формой

Создание формы


Наиболее просто форма создается с помощью мастера. Построенная им форма может затем улучшаться с помощью конструктора. Рассмотрим построение формы на примере формы Успеваемость, которая будет использоваться для добавления и изменения данных в одноименной таблице.

Для создания формы необходимо выполнить следующие действия:


  1. Открыть БД Успеваемость студентов.

  2. В окне базы данных установить режим отображения форм, нажав кнопку «Формы» на панели объектов.

  3. На панели инструментов этого окна нажать кнопку «Создать».

  4. В появившемся окне «Новая форма» задать способ создания, выбрав в списке элемент Мастер форм, а в раскрывающемся списке указать базовую таблицу Успеваемость и нажать кнопку «ОК».

  5. В первом окне мастера «Создание формы» выбрать поля из таблиц БД, которые отображаются на форме. Для этого в список "Выбранные поля" переслать поля из таблиц данных, приведенные в табл. 4.1.


^ Таблица 4.1

Поля формы Успеваемость


Таблица

Поле


Успеваемость

Код_студента


Студенты

ФИО


Студенты

Шифр_группы


Справочник академических групп

Куратор


Успеваемость

Код_дисциплины


Справочник дисциплин

Название_дисциплины


Успеваемость

Оценка




  1. В следующем окне мастера форм нужно указать базовую таблицу для формы. По умолчанию выделена таблица Успеваемость, поэтому достаточно нажать кнопку «Далее».

  2. В четвертом окне мастера выбирается внешний вид формы. Поскольку вид «в один столбец» задан по умолчанию, то достаточно нажать кнопку «Далее».

  3. В пятом окне мастера выбирается дизайн (стиль) формы. Так как стандартный стиль задан по умолчанию, то следует нажать кнопку «Далее».

  4. В последнем окне вводится название формы. По умолчанию задано имя базовой таблицы Успеваемость, поэтому достаточно нажать кнопку «Готово».


В результате выполненных действий появляется форма Успеваемость, с помощью которой можно выполнять различные операции с данными одноименной таблицы.


Использование формы


Нажимая кнопки перехода по записям, просмотрим все записи таблицы Успеваемость. Назначение построенной формы состоит в добавлении и изменении данных. Для освоения этих операций выполним следующие операции.

Предположим, студенту поставили оценку 10 вместо 12 за дисциплину. Для выполнения изменения записи нужно:


  1. В форме Успеваемость установить запись, в которой необходимо осуществить изменение, используя для этого кнопки перехода по записям.

  2. В поле Оценка вместо 10 ввести 12.


Для добавления новой записи нужно:


  1. Перейти к новой записи, нажав кнопку «Новая запись» в группе кнопок перемещения по записям ( ).

  2. Из выпадающего списка выбрать код нужного студента. Поля ФИО, Шифр группы, куратор заполнятся автоматически.

  3. Далее необходимо выбрать из выпадающего списка код дисциплины. Поле с названием дисциплины заполнится автоматически.

  4. Чтобы новая запись сохранилась в БД, щелкнуть в области выделения, которая расположена у левой границы формы. При этом значок карандаша заменяется значком треугольника.


3.3. Отчет о выполнении лабораторной работы



Отчет о выполнении лабораторной работы должен содержать титульный лист, цель работы, ход выполнения работы со скриншотами промежуточных результатов, выводы о результатах полученных при выполнении лабораторной работы. Также необходимо предварительно продемонстрировать электронный вариант созданной БД, оформить отчет и защитить его.

3.4. Контрольные вопросы


  1. Что такое «фильтрация»?

  2. Для чего используют фильтр?

  3. К чему может привести удаление записи в дочерней таблице (справочнике)?

  4. Всегда ли можно удалить поле справочника?

  5. Что такое форма?

  6. Какие режимы работы с данными в БД Access существуют?



3.5. Рекомендуемая литература



1. Дейт К. Дж. Введение в системы баз данных. 6-е изд.

— К.: Диалектика, 1998. — 784 с.: ил.

2. Пасічник В.В., Резніченко В.А. Організація баз даних та знань. – К.: Видавнича група BHV, 2006.- 384 c.

3. Саймон А.Р. Стратегические технологии баз даннях: менеджмент на 2000 год. — М.: Финансы и статистика, 1999. – 479 с.

4. Маклаков С. В. Создание информационных систем с AllFusion Modeling Suite. – М.: Диалог-МИФИ, 2003. – 432 с.

5.Томас Конноли. Базы данных: проектирование, реализация и сопровождение. Теория и практика, 2-е изд.: Пер. с англ.: Уч. пос. – М.: Издательский дом "Вильямс", 2000. – 1120 с.

6. Третяк В.Ф. Голубничий Д.Ю. Рубан І.В. та ін.. Системи управління базами даних. Харків: ХВУ, 2003. – 372 с.

7. ДСТУ 2874-94. Бази даних. Терміни та визначення. — Київ: Держстандарт України, 1995. — 32 с.

Похожие:

Лабораторная работа №3 Работа с данными в таблицах iconЛабораторная работа №3
Цель занятия: Работа в программе Проводник. Работа в системе окон Мой компьютер; быстрый поиск объектов; настройки пользовательского...
Лабораторная работа №3 Работа с данными в таблицах iconПрактическая работа Изменение численности населения в России
Пользуясь статистическими данными таблицы, сравните их с данными переписи 2002 года
Лабораторная работа №3 Работа с данными в таблицах iconЛабораторная работа №1
Работа в интегрированной среде borland pascal на примере программ линейной структуры
Лабораторная работа №3 Работа с данными в таблицах iconЛабораторная работа № Работа с массивами и записями
Получить представление о том, что такое массив и научиться разрабатывать алгоритмы решения задач с использованием массивов в среде...
Лабораторная работа №3 Работа с данными в таблицах iconЛабораторная работа Работа с почтовым клиентом
Майкрософт. Office Outlook 2010 помогает пользователям лучше распоряжаться временем и информацией, устанавливать любые контакты,...
Лабораторная работа №3 Работа с данными в таблицах iconЛабораторная работа №2. Создание и модификация классов
Целью работы – ознакомиться с понятием класса и способами его объявления, изучить понятия конструктора, деструктора, доступности...
Лабораторная работа №3 Работа с данными в таблицах iconЛабораторная работа №6 Работа с отчетами
Получить практические навыки работы с отчетами в бд microsoft Office Access 2003, научиться создавать отчеты и задавать параметры...
Лабораторная работа №3 Работа с данными в таблицах iconЛабораторная работа№2 Вычисления в таблицах Microsoft Excel с использованием...
Приобретение навыков практического использования функций рабо­чего листа Microsoft Excel, изучение особенностей работы с текстовыми,...
Лабораторная работа №3 Работа с данными в таблицах iconЛабораторная работа Работа с образами дисков
Они довольно дорогостоящи и не приспособлены для быстрого отключения. Ключом к данной проблеме стали диски с возможностью однократной...
Лабораторная работа №3 Работа с данными в таблицах iconОтличная учеба, участие в научных конференциях, спортивные и культурно-творческие...

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:
Школьные материалы


При копировании материала укажите ссылку © 2020
контакты
userdocs.ru
Главная страница