Книга, которая экономит время


НазваниеКнига, которая экономит время
страница14/22
Дата публикации31.05.2013
Размер2.5 Mb.
ТипКнига
userdocs.ru > Туризм > Книга
1   ...   10   11   12   13   14   15   16   17   ...   22

Следующий шаг после выделения центра внимания и сигнальной области — организовать «места хаоса» для

документов. Я называю их входящим и исходящим нако­пителями. Во входящий накопитель документы поступают в течение дня, с ними ведется активная работа. Отработанные документы отправляются в исходящий накопитель. Благо­даря исходящему накопителю при завершении работы с до­кументом вам не обязательно вдумываться, в какую темати­ческую папку его отправить. Достаточно один раз вечером взять все документы в исходящем накопителе и разбросать их по нужным папкам. Конечно, если какой-то документ вам легко сразу отправить в тематическую папку, минуя исходя­щий накопитель, никто не мешает вам это сделать.

Рядом с исходящим накопителем желательно разместить лотки или просто пачки (если площадь стола позволяет), в которые документы раскладываются вечером из исходя­щего накопителя. В этих лотках рекомендую выделить две группы: контрольную и контекстную.

^ Контрольная группа лотков устроена по тому же принци­пу, что и контрольные папки в электронной почте: «кон­троль ежедневный» и «контроль еженедельный». Эти два лотка просматриваются с соответствующей периодичностью, в них лежат документы, связанные с делами, требующими активного контроля. Возможен также третий лоток, «конт­роль ежемесячный».

^ Контекстная группа структурирует документы по про­ектам, людям и любым другим «кайросам». Например, на моем рабочем столе в домашнем кабинете есть «кайросовая» пачка «Документы, которые нужно отдать в офис»; когда я отправляюсь в офис или когда ко мне домой приходит курьер из офиса, я обращаюсь к этой пачке.

Контекстный и контрольный принципы могут быть совмещены. На­пример, три основных лотка на рабочем столе Александра Селюти-на, зам. директора Департамента информатизации РАО «ЕЭС», пос­ле проекта ТМ-консультирования оказались организованы следую­щим образом: 1. Документы по департаменту - лоток просматрива-

ется раз в день. 2. Документы по большому проекту - просматрива­ются раз в неделю. 3. Документы по реформе электроэнергетики и другие тематические источники для ознакомления - просматрива­ются раз в месяц.

центр внимания -монитор

контекстные лотки для документов

контрольные лотки для документов

исходящий накопитель документов

входящий

накопитель

документов

Я изобразил расположение лотков или групп докумен­тов таким образом, что движение в течение дня происходит справа налево, и затем — из исходящего накопителя «вдаль», в тематические папки. Мне такое расположение представ­ляется более удобным, т.к. в течение дня идет работа в ос­новном с входящим накопителем, и с этими документами удобнее работать правой рукой; а левая остается для телефо­на и технических средств. Но возможна и обратная логика, при которой входящий накопитель находится слева — такая логика будет ближе к нашему привычному движению слева направо при чтении, письме и т.п.

Наконец, над рабочим столом или рядом с ним на стене, боковой стенке шкафа и т.п. можно разместить доску пла­нирования со стикерами, разделенными на группы по «кай­росам», контекстам (люди, места, проекты); там же может находиться справочная информация (например, телефоны сотрудников), элементы долгосрочного планирования (на­пример, график ключевого проекта) и обзорные таблицы регулярных дел. Дополнительная «доска» (это может быть лист ватмана, пробковая доска или просто участок стены)

,

может выполнять мотивирующую функцию. Поместите на ней фотографию вашей будущей дачи или машины, вдох­новляющие высказывания и т.п. Там же могут находиться семейные фотографии и другие сигналы, помогающие на ми­нутку забыть о работе. Не рекомендую помещать их близко к центру внимания, т.к. глаз «замыливается» и перестает их замечать. А вот когда они находятся далеко от центра вни­мания, обращение к ним помогает хорошо переключиться с текущих рабочих проблем на что-то приятное.

Объединю все сказанное в наглядной схеме. Проекти­руйте ваш рабочий стол, продумывайте направление пото­ков информации. Тогда вы гарантируете себе способность справиться с любым рабочим информационным хаосом, не прилагая к этому чрезмерных усилий и не пытаясь слишком уж «разложить все по полочкам».

^ Доска планирования

Мотивирующие вещи: фотографии, плакаты, картинки целей и т.п.

центр внимания — монитор

«подсознание» сигнальной области

контекстные лотки для документов

контрольные лотки для документов

телефон,

сигнальная область

канцелярия,

калькулятор,

справочная

исходящий накопитель документов

входящий

накопитель

документов

литература

Седьмой шаг создания личной ТМ-системы

Внедрите техники фильтрации, хранения и оперативного перемещения информации, позволяющие держать ее под контролем без слишком детального раскладывания по по­лочкам.

Краткие рекомендации:

  • Спланируйте ритм и методы чтения деловой и другой
    серьезной литературы.

  • Отфильтруйте информационный мусор, получаемый
    из СМИ.

  • Настройте автофильтрацию электронной почты.

  • Используйте папки электронной почты как инстру­
    мент контроля по технике «День — Неделя».

  • «Выращивайте» порядок в документации методом
    ограниченного хаоса.

  • Заведите творческую картотеку для материализации
    мыслей.

  • Организуйте любое информационное пространство
    в соответствии со структурой внимания человека.

— Выделите на рабочем столе сигнальную область, вхо­
дящий и исходящий накопители, контекстные лотки
и контрольные лотки по методу «День — Неделя».

^ 8. Поглотители: как найти резервы времени

Служебная записка.

На основании анализа эффективности использования рабочего

времени и в целях увеличения производительности труда

предлагаю перенести рабочие места сотрудников компании

в помещение для курения.

В прессе и на телевидении много говорят о том, как не­рационально и хищнически разбазариваются природные богатства России. Не менее хищнически разбазариваются ресурсы времени всех нас. Всеобщая неорганизованность, бюрократические безумия, неуважение к времени человека отнимают сотни миллионов человеко-часов ежегодно.

Посчитайте сами: если каждый наш совершеннолетний соотечественник в течение года потерял один час для по­лучения очередной бумажки, мы все потеряли за этот год около сотни миллионов человеко-часов. А ведь в год каждый из нас тратит далеко не один час драгоценного времени на преодоление пустых, никому не нужных, засоряющих нашу жизнь барьеров.

Если вспомнить, что жизнь каждого из нас — 200—400 тысяч часов активного времени, и пересчитать все эти со­тни миллионов и миллиарды часов в количество отнятых человеческих жизней, придется вспомнить Бухенвальд и Ос­венцим. И ведь происходит этот отъем человеческой жизни в национальных масштабах вовсе не от какого-то особого злодейства. Просто мы не умеем организовывать время, гра­мотно ставить и выполнять задачи, делать бюрократические цепочки простыми и понятными.

Даниил Гранин в «Этой странной жизни», книге, с ко­торой началось современное отечественное ТМ-движение, еще в 1974 году писал: «Проблема разумного, человеческого обращения со Временем становится все настоятельней. Это не просто техника экономии, проблема эта помогает понять человеку смысл его деятельности. Время — это народное богатство, такое же, как недра, лес, озера. Им можно поль­зоваться разумно, и можно его губить. Рано или поздно в наших школах начнут учить детей времяпользованию. Автор убежден, что с детства надо воспитывать любовь к природе и любовь ко времени. И учить, как беречь время, как его находить, как его добывать. Самое же главное — научить отчитываться за время».

Мы не можем в одночасье изменить страну, в которой живем. Но мы можем начать каждый с себя. Найти резервы времени, уменьшить расходы на поглотители, начать более разумно использовать наш невосполнимый капитал.

Хронометраж

Разберем сначала общий метод борьбы с любыми «погло­тителями времени» — хронометраж, а затем остановимся на некоторых типичных поглотителях. Хронометраж, учет и анализ расходов времени, характерен для отечественной традиции организации времени. Он позволяет провести «ау­дит», «инвентаризацию» вашего времени, понять, куда оно реально тратится.

Провести хронометраж нетрудно. Возьмите любой блок­нот, который вам удобно будет носить с собой. Лучше, чтобы он был ярким и заметным. И с самого утра начинайте фик­сировать в нем все, что делаете в течение дня. Обращайтесь к блокноту примерно раз в полчаса-час и фиксируйте все дела с точностью до 5—10 минут. Записи могут выглядеть примерно следующим образом:

9.05 — сел работать, открыл e-mail

9.15 — выпил чашечку кофе

9.25 — начал делать отчет

9.35 — зашел Петров, обсудили международное положение

11.15 — вернулся к отчету и т.д.

Сначала вы будете забывать про ведение учета. Не сму­щайтесь, не бросайте хронометраж. Просто начинайте фик­сировать дела с того момента времени, когда вспомнили о хронометраже. В считанные дни выработается привычка, и учет станет сплошным.

Если в вашей работе много мелких отвлечений, не сто­ит их фиксировать. Не записывайте в хронометраже дела длительностью менее пяти минут. Мелкие прерывания и отвлечения вы можете отмечать галочками на полях. В конце дня подсчитайте количество галочек, умножьте на две-три минуты — и получите количественный показатель по одно­му из самых неприятных и незаметных «воров времени».

Итак, вы получили портрет своего дня — объективные данные о том, на что тратится время. Вести такой учет необ­ходимо несколько дней, желательно — 3—4 недели. Впоследс­твии полезно проводить недельный или двухнедельный сеанс хронометража примерно раз в квартал — чтобы оставаться «в тонусе» и вовремя исправлять перекосы в личном бюджете времени. Некоторые любители (я отношусь к их числу) ведут сплошной хронометраж годами — но это уже дело вкуса.

Сам процесс учета, еще до того, как вы начали анализи­ровать полученные данные, уже весьма полезен. Он создает некоторый позитивный стресс, вырабатывающий чувство времени, которое всегда подскажет вам, где время тратится неэффективно. К этому стрессу нужно относиться спокойно. Не волнуйтесь, не спешите немедленно что-то менять, не стесняйтесь найти у себя резервы времени: как бы хорошо ни был организован рабочий процесс, резервы есть всегда.

Один из моих первых клиентов, на тот момент начальник управле­ния в IT-холдинге «Диасофт», в своем отзыве следующим образом описывает этот механизм действия хронометража:

«До знакомства с Глебом Архангельским я считал, что являюсь для окружающих людей вообще и для своих подчиненных в частнос­ти эталоном рациональности и эффективности - два высших обра­зования, успешная карьера, профессиональный рост, спорт, иност­ранные языки. Я был уверен, что знаю, как организовать личное время, что могу этому научить других. Все окружающие знали, что с аргументом «у меня не хватает на это времени» ко мне лучше не подходить. Однако, изучив рекомендованную Глебом Архангель­ским литературу, я решил все-таки провести эксперимент и по его же совету начал хронометраж личных затрат времени».

Первое: были обнаружены значительные резервы личного вре­мени. Если бы до начала хронометража мне сказали, что у меня есть такой запас времени, который я могу использовать по своему усмотрению, я бы воспринял это как неудачную шутку, но на самом деле это оказалось реальностью. Около двух с половиной часов ра­бочего времени ежедневно тратилось на «обработку внешних пре­рываний» и возврат к выполнявшейся ранее работе.

Второе (и наиболее важное): я начал остро ощущать неэффектив­ность всех происходящих вокруг процессов. Появилось так называ­емое «чувство времени», быстро переросшее в «чувство эффектив­ности», немного зудящее ощущение неидеальности организации работы вокруг. Результатом явилось создание в компании вокруг себя «зоны эффективности», то есть такого жизненного пространс­тва, попав в которое, окружающие могут комфортно себя чувство­вать только в том случае, если они эффективно расходуют свое и чу­жое время.

В результате - время выполнения стандартных операций по отде­лу тестирования, к примеру, удалось сократить на 40%. Это позво­лило выполнять тестирование новой версии системы за 6 рабочих дней, вместо двух недель ранее. Хотелось бы подчеркнуть, что это было достигнуто исключительно оптимизацией стандартных про­цессов силами самого подразделения».

^ Отслеживание показателей

Есть такая управленческая поговорка: «Хочешь управлять — измерь». Она справедлива и в личной работе. Если вы хотите улучшить структуру вашего времени, снизить расходы на поглотители, есть смысл воспользоваться количественными измерителями.



^ Измерение расходов времени на поглотитель

Для формирования некоторых измерителей необходимы данные хронометража (см. предыдущую главу), некоторые измерители можно применять и не ведя хронометраж. На­чнем с первых. С помощью хронометража можно получить данные по таким, например, вопросам:

  • Какое количество (или процент) времени я трачу на
    долгосрочные приоритетные проекты? (Как правило,
    это около 20—30% рабочего времени; желательно
    довести этот процент до 60—70.)

  • Какое количество времени я трачу на задачи, которые
    в принципе мог бы делегировать, но почему-то делаю
    сам? (В классическом тайм-менеджменте считается,
    что этот показатель не должен превышать 10%.)

  • Какой процент времени я трачу на поглотители? (Пока­
    затель часто доходит до 50%, двумя-тремя неделями
    хронометража его удается снизить до 10—20%.)

Вечером возьмите сформированный в ходе хронометража «портрет» дня и отметьте дела, относящиеся, соответственно, к приоритетным долгосрочным; тем, которые мог бы деле­гировать; поглотителям.

9.05 - сел работать, открыл e-mail
9.15 - выпил чашечну кофе
9.25 - начал делать отчет Пр.

9.35 - зашел Петров, обсудили Погл.

международное положение

11.15-вернулся к отчету и т.д. Пр.

Теперь подсчитайте, сколько времени у вас получилось по ка­кой категории. Например, приоритетные долгосрочные (Пр.) — 2 часа 30 минут; поглотители (Погл.) — 1 час 45 минут.

Дальше начинается самое интересное. Необходимо каж­дый день отмечать эти показатели на графике. По горизон­тали — дни недели, по вертикали — ваш показатель, выра­женный в часах либо минутах:


1   ...   10   11   12   13   14   15   16   17   ...   22

Похожие:

Книга, которая экономит время iconКнига, которая экономит время, это книга жизни!
«временные очки» — сначала часы, потом дни и недели своего времени. А потом придут и самые ценные «заработки», которые приносят очень-очень...
Книга, которая экономит время iconКнига, которая экономит время, это книга жизни!
«временные очки» — сначала часы, потом дни и недели своего времени. А потом придут и самые ценные «заработки», которые приносят очень-очень...
Книга, которая экономит время iconКнига, которая экономит время, это книга жизни!
«временные очки» сначала часы, потом дни и недели своего времени. А потом придут и самые ценные «заработки», которые приносят очень-очень...
Книга, которая экономит время iconКнига, которая экономит время, это книга жизни!
«временные очки» сначала часы, потом дни и недели своего времени. А потом придут и самые ценные «заработки», которые приносят очень-очень...
Книга, которая экономит время iconПиротехническое сумасшествие
Разработал оригинальную методику дрессировки, которая позволяет быстро обучить собаку необходимым навыкам и эффективно отработать...
Книга, которая экономит время iconУ вас в руках книга-размышление, книга-предостережение. Книга, которая...
У вас в руках книга-размышление, книга-предостережение. Книга, которая заставляет задуматься. Книга, поднимающая одну из самых серьезных...
Книга, которая экономит время iconКнига рассчитана на широкую аудиторию
Кови создает впечатляющую философию жизни, которая в то же время наилучшим образом гарантирует успех в бизнесе…Это — превосходное...
Книга, которая экономит время iconОбразы Италии "образы италии"
Перед читателем книга, которая в буквальном смысле стала настольной не для одного поколения русской интеллигенции. Первые два тома...
Книга, которая экономит время iconКрайон (Ли Кэрролл) –“Новое божественное время” Книга 10
Это десятая книга Крайона и двенадцатая, если считать две книги о Детях Индиго, написанных в соавторстве с Джен Тоубер (мой духовный...
Книга, которая экономит время iconКнига Масару Ибука не дает этих обещаний, но проницательный читатель...
Представьте себе революцию, которая принесет самые замечательные перемены, но обойдется без кровопролития и мучений, без ненависти...
Вы можете разместить ссылку на наш сайт:
Школьные материалы


При копировании материала укажите ссылку © 2020
контакты
userdocs.ru
Главная страница