Книга, которая экономит время


НазваниеКнига, которая экономит время
страница8/22
Дата публикации31.05.2013
Размер2.5 Mb.
ТипКнига
userdocs.ru > Туризм > Книга
1   ...   4   5   6   7   8   9   10   11   ...   22
раздел «ДЕНЬ».

  • Раз в неделю, при планировании следующей недели,
    просматривается раздел «ГОД». Все наиболее акту­
    альное переносится в раздел «НЕДЕЛЯ».

    82 ^ Глеб Архангельский. Тайм-драйв

    Как правило, при этом не нужны разделы «месяц», «квар­тал» и т.д. Все задачи этих горизонтов планирования уже находятся в разделе «ГОД» и при его еженедельном про­смотре будут при необходимости передвигаться в раздел «НЕДЕЛЯ».

    Такая система позволяет:

    • С одной стороны, не загонять себя в рамки жесткого
      плана, не пытаться прописывать будущее слишком
      детально, составляя планы на неделю / месяц.

    • С другой стороны, не отдавать все «на волю волн»,
      гарантировать себе, что нужная задача вспомнится в
      нужное время, за счет регулярного просмотра разделов
      «НЕДЕЛЯ» и «ГОД».

    Схематично эту идеологию гибкого планирования можно выразить так:



    В разделе «НЕДЕЛЯ» могут находиться следующие инс­трументы планирования:

    • Список задач на ближайшие несколько недель на
      отдельной странице ежедневника.

    • Список задач или приклеенные стикеры в специаль­
      ном разделе ежедневника. При ежедневном просмотре
      раздела стикеры с «дозревшими» задачами удобно
      переносить в наступающий день в ежедневнике.

    • Обзорный график регулярных задач (см. стр. 34).

    ^ Планирование: как укладываться в сроки 83

    Доска планирования с задачами на ближайшие несколько недель.

    В планнинге (разворот — неделя, а не день, как в еже­дневнике) — список «гибких» задач на неделю рядом с «жесткой» сеткой времени либо закладка с «гибкими» задачами.

    «Долгосрочный» раздел обычно более прост. В край­нем случае это «стратегическая картонка» (см. стр. 62), т.е. просто закладка со списком ключевых целей на ближайшие полгода-год. Кроме того, «долгосрочный» раздел может содержать:

    План ключевых мероприятий на год (выставки, кон­ференции, сдача квартальных и годовых отчетов).

    Информацию по критическим срокам ключевых про­ектов — дата запуска пилотной версии корпоративной информационной системы, сроки перехода на новые стандарты отчетности и т.п.

    Список небольших задач с далеким сроком исполне­ния («в конце января уточнить у Иванова...»), если эти задачи не попали в контекстные разделы еже­дневника.

    График дней рождения, памятных дат и т.п.

    Принцип «День - Неделя» на доске планирования

    Как сделать сроки исполнения задач максимально наглядными для всех сотрудников? Обычно для этого пытаются использовать доску планирования с жестким календарным графиком года, на котором с помощью разноцветных магнитиков можно отмечать различные события и мероприятия. Я видел такую доску во многих российских компаниях - к сожалению, ни разу не видел, чтобы она активно ис­пользовалась. Причина, полагаю, в следующем: любое изменение

    84 ^ Глеб Архангельский. Тайм-драйв

    планов - и магнитики придется перемещать туда-сюда, что крайне неудобно. Жесткий план не выдерживает столкновения с непред­сказуемостью российских обстоятельств.

    Более гибкий подход даст доска планирования по принципу «День-Неделя», описанному в предыдущей главе. Выглядеть она может следующим образом:

    ^ Планирование: как укладываться в сроки 85

    В графе каждого сотрудника прикреплен конверт результатов, в кото­рый мы с чувством исполненного долга и облегчения складываем наши стикеры задач с указанием намеченных сроков и сроков фактического выполнения. Этот конверт играет важную роль при ежемесячном выбо­ре самого эффективного сотрудника подразделения. Этот сотрудник, по согласованию с руководством, награждается одним днем отгула».


    ^ Доска планирования по принципу «День-Неделя»

    Иванов Петров

    Сидоров







    П. на сегодня

    Ив. на сегодня

    ........

    : : ......

    День

    С. на сегодня

    Неделя

    ,.......,.,,,..................




    В течение недели

    Месяц (Год)

    Для П. и С, сделать к концу месяца

    Столбцы на доске — сотрудники; строки — горизонты планирования. Например, на пересечении строки «День» и столбца «Иванов» находятся стикеры с задачами этого сотрудника на сегодня. Вечером, при планировании следу­ющего дня, сотрудник либо его руководитель просмотрит стикеры из пересечения столбца «Иванов» и строки «Неделя» и какие-то из них перенесет в раздел «День». Точно так же раз в неделю будет просмотрен раздел «Год / Месяц».

    Рассказывает Гульмира Тулешова, начальник Управления мотива­ции Департамента по работе с персоналом Национального банка Казахстана. «После тренинга по тайм-менеджменту мы оформили доску планирования, с помощью которой каждый сотрудник под­разделения ежедневно планирует свою работу на день, неделю и месяц, приклеивая заполненные стикеры в нужные графы. В допол­нение к этому я подготовила себе «стратегическую картонку» с при­оритетными задачами подразделения на год. Эта картонка тоже на виду, и каждый работник может в нее заглядывать.
    ^ Планирование задач со сложной структурой

    Принципа «День — Неделя» вполне достаточно для того, чтобы вовремя вспомнить о приближающейся задаче. Сей­час, читатель, более «продвинутый уровень»: что делать, если эту задачу недостаточно из раздела «ГОД» просто вписать в какой-то день ежедневника? Если задача имеет достаточно сложную внутреннюю структуру, в ней много подзадач, за нее отвечают несколько человек?

    Представьте: в понедельник, планируя наступающую неде­лю, вы просматриваете раздел «ГОД» и видите задачу, пол­года назад поставленную руководителем. Например, «Ближе к началу сезона провести семинар для наших дилеров».

    Благодаря тому, что раздел «ГОД» просматривается раз в неделю (см. две предыдущие главы), вы задумались о се­минаре для дилеров заблаговременно. Первым делом вы переносите эту задачу в раздел «НЕДЕЛЯ», который про­сматривается раз в день.

    Во-вторых — эту крупную задачу необходимо разбить на подзадачи и привязать их к времени, чтобы гарантировать, что семинар для дилеров будет проведен в нужный срок и с нужным качеством.

    При работе с такими сложными задачами существует не­кий порочный круг:

    ^ Этап первый: работа над задачей ведется «как при­дется», все хранится в голове, что-то — в ежедневнике. В последние два-три дня перед событием устраива­ется всеобщий аврал, вопросы решаются в пожарном режиме, что-то обязательно не успеваем.

    86 ^ Глеб Архангельский. Тайм-драйв

    Этап второй: пытаемся распланировать работу над крупной задачей, зная только методы жесткого пла­нирования. Естественно, планы не выполняются. Воз­вращаемся к Этапу первому.

    Чтобы разорвать порочный круг, нужно работу над зада­чей планировать гибко. Это можно сделать с помощью двух­мерного обзорного графика. В левой колонке задача разбита на несколько ключевых направлений-подзадач, в каждом из которых намечены конкретные дела. Вторая колонка — ис­полнитель. Даже если у вас нет подчиненных, в этой колонке могут значиться внешние поставщики, коллеги, с которыми вы договорились о координации усилий и т.п. Второе изме­рение на этом графике — время (сверху календарные даты, ниже — дни недели).

    октябрь

    4 5 6 7 8 11 12 t 13 14 15 18 19 20 _ j Исп пн вт j_ ср ^ чт | пт_ пн [ вт ср_ чт пт пн вт f "I

    ЗАДАЧИ:

    _, Исп

    СОДЕРЩАНЙЁ:




    Выступающие

    ,АА

    Программа

    i АА

    ^ Раздаточ. материал

    ' ИК

    СБОРГОСТЕЙ:




    ^ Подгот. приглаш.

    нм

    Рассылка, обзвон

    ИК

    Напоминания

    ИК

    ПОМЕЩЕНИЕ:




    ^ Аренда зала

    ИК

    Оборудование

    ИК

    ^ Обел. ibvDuier

    ИК

    Как видите, вся задача разделена на три основных блока (направления, подзадачи): содержательная сторона меропри­ятия, сбор гостей и подготовка помещения. Привязка под­задач к срокам их исполнения осуществляется с помощью горизонтальных полосок вдоль оси времени.

    Например, планирование содержательной части в этом примере обусловлено подготовкой раздаточных материалов:

    ^ Планирование: как укладываться в сроки 87

    их необходимо отдать в печать не позже, чем за 4 дня до мероприятия (три дня на печать, день — резерв), т.е. 14 октя­бря. Соответственно, на разработку программы и подбор выступающих у нас около полутора недель, крайний срок — 13 октября.

    Основная часть сбора гостей (подготовка пригласитель­ных писем и обзвон потенциальных участников) ограничена моментом, когда нам нужно окончательно определиться с помещением (например, за неделю до события). Заказ пита­ния мы запланировали сделать после второго обзвона участ­ников, когда мы будем более точно знать их количество.

    Все предельно просто, составление такого обзорного гра­фика для любой крупной задачи займет 5—10 минут. При этом график достаточно гибок, мы не пытаемся жестко рас­писывать так называемые планы на неделю: «7, 8 и 11 ноября Ирине Константиновой с 12.00 до 16.00 заниматься обзвоном потенциальных участников». Если будут какие-то изменения обстоятельств (а они обязательно будут!), на «перекройку» нашего плана потребуется, опять же, не более 5—10 минут.

    Обратите внимание: при всей своей простоте график дает достаточно четкий обзор привязки задач к срокам и взаи­мосвязей задач между собой. А ведь именно эти взаимосвя­зи приводят к срыву сроков: что-то задержалось на день, зависящее от этой задачи — уже на два дня, и так далее. В результате план посыпался, как домино, и на вопрос шефа «ну когда же??!» следуют всякие «наверно» и «примерно».

    Заглядывая в этот обзорный график всего раз в день, вы гарантируете себе управляемость работы над крупной за­дачей и возможность уложиться в сроки. Заводите такой график на любую крупную задачу со сложной структурой, храните его в разделе «НЕДЕЛЯ» (который, как мы помним, просматривается каждый день), и вы приятно удивитесь тому, насколько меньше стало в вашей работе «пожаров» и «авралов».

    88 ^ Глеб Архангельский. Тайм-драйв

    Контроль рутинных среднесрочных дел

    Когда рутины много — она замусоривает нашу голову и нашу работу. В ежедневнике изо дня в день переписывает­ся какое-нибудь «оплатить квитанцию за междугородный телефон». Информация из визиток так и остается не пере­несенной в контакты Outlook. Денежное дерево, не политое вовремя, тихо умирает, предвещая плачевные последствия для ваших личных финансов. В общем — забываются многие дела, за которыми необходимо следить и которые, казалось бы, самоочевидны, но именно поэтому забываются.

    Если у вас много рутинных регулярных задач, рекомендую применить для контроля над ними уже знакомый нам по предыдущей главе принцип двухмерного обзора. Таблица ре­гулярных рутинных задач может выглядеть примерно так:




    01.09

    08.09

    15.09

    Расчистка рабочего стола

    V

    -

    V

    Создание резервных копий информации

    V

    V

    -

    Оплата домашнего телефона (раз в мес.)

    V






    В таблице в левой колонке вы видите примеры доста­точно часто встречающихся регулярных задач. Далее слева направо — колонки по календарным неделям (неделя, на­чинающаяся с 1 сентября, с 8 сентября и т.д). Выполнение задачи отмечается галочкой в соответствующей колонке; невыполнение — прочерком.

    Обратите внимание: это не таблица жесткого планирова­ния. Нам не принципиально, в какой именно момент вре­мени полить цветок или расчистить рабочий стол. Важно, чтобы это делалось примерно раз в неделю.

    Если на этой неделе дело пропущено (например, в неде­лю, начинающуюся 8 сентября, мы так и не нашли время на то, чтобы разобрать рабочий стол), ничего страшного в

    ^ Планирование: как укладываться в сроки 89

    этом нет. Просто ставится прочерк. Если прочерки начнут накапливаться, это сразу дает нам сигнал: регулярная задача не выполнялась уже достаточно долго, пора ею заняться. Примеры такого рода регулярных задач:

    • ^ Создание резервных копий информации. Важные элек­
      тронные документы нужно регулярно сохранять на
      дискету, CD или «флэшку», чтобы в случае вирусной
      атаки или другой технической катастрофы их восста­
      новить. Информацию с визитных карточек желательно
      переносить в единую базу контактов (в Outlook, Lotus
      и т.п.). Значимые бумажные документы стоит отксе­
      рокопировать и хранить копию отдельно, на случай
      потери, аварии в офисе и т.д.

    • ^ Расчистка рабочего стола. Неуверен, что можно пос­
      тоянно поддерживать на рабочем столе идеальный
      порядок, как советуют классические руководства по
      тайм-менеджменту. Но расчищать его регулярно (раз в
      день — основное рабочее пространство, раз в неделю —
      стол целиком) вполне возможно и необходимо. Точно
      так же нужно в компьютере регулярно расчищать
      папки «Рабочий стол» и «Мои документы».

    • ^ Различные регулярные обязанности — оплата счетов,
      сдача отчетов, отправка документов в архив и т.п.

    Хранить график еженедельных «рутинных» задач нужно в разделе «НЕДЕЛЯ» вашего ежедневника. Тогда вы увидите его как минимум раз в день, и соответствующие задачи не останутся без вашего внимания.

    Не знаю, насколько правдива эта история. Руководитель случай­но услышал, как его секретарь по телефону жалуется подруге на жизнь: «Собираюсь увольняться... Зарплата и прочее - все устра­ивает, но шеф такой сухарь, не похвалит никогда, я так не могу ра­ботать...»

    90 ^ Глеб Архангельский. Тайм-драйв

    Руководитель, будучи человеком структурным и системным, впи­сал в график ежедневных рутинных задач - «Похвалить секретар­шу». И каждый день отмечал галочкой выполнение. В результате по­лучил высокомотивированного и преданного сотрудника.
  • 1   ...   4   5   6   7   8   9   10   11   ...   22

    Похожие:

    Книга, которая экономит время iconКнига, которая экономит время, это книга жизни!
    «временные очки» — сначала часы, потом дни и недели своего времени. А потом придут и самые ценные «заработки», которые приносят очень-очень...
    Книга, которая экономит время iconКнига, которая экономит время, это книга жизни!
    «временные очки» — сначала часы, потом дни и недели своего времени. А потом придут и самые ценные «заработки», которые приносят очень-очень...
    Книга, которая экономит время iconКнига, которая экономит время, это книга жизни!
    «временные очки» сначала часы, потом дни и недели своего времени. А потом придут и самые ценные «заработки», которые приносят очень-очень...
    Книга, которая экономит время iconКнига, которая экономит время, это книга жизни!
    «временные очки» сначала часы, потом дни и недели своего времени. А потом придут и самые ценные «заработки», которые приносят очень-очень...
    Книга, которая экономит время iconПиротехническое сумасшествие
    Разработал оригинальную методику дрессировки, которая позволяет быстро обучить собаку необходимым навыкам и эффективно отработать...
    Книга, которая экономит время iconУ вас в руках книга-размышление, книга-предостережение. Книга, которая...
    У вас в руках книга-размышление, книга-предостережение. Книга, которая заставляет задуматься. Книга, поднимающая одну из самых серьезных...
    Книга, которая экономит время iconКнига рассчитана на широкую аудиторию
    Кови создает впечатляющую философию жизни, которая в то же время наилучшим образом гарантирует успех в бизнесе…Это — превосходное...
    Книга, которая экономит время iconОбразы Италии "образы италии"
    Перед читателем книга, которая в буквальном смысле стала настольной не для одного поколения русской интеллигенции. Первые два тома...
    Книга, которая экономит время iconКрайон (Ли Кэрролл) –“Новое божественное время” Книга 10
    Это десятая книга Крайона и двенадцатая, если считать две книги о Детях Индиго, написанных в соавторстве с Джен Тоубер (мой духовный...
    Книга, которая экономит время iconКнига Масару Ибука не дает этих обещаний, но проницательный читатель...
    Представьте себе революцию, которая принесет самые замечательные перемены, но обойдется без кровопролития и мучений, без ненависти...
    Вы можете разместить ссылку на наш сайт:
    Школьные материалы


    При копировании материала укажите ссылку © 2020
    контакты
    userdocs.ru
    Главная страница