Книга, которая экономит время


НазваниеКнига, которая экономит время
страница9/22
Дата публикации31.05.2013
Размер2.5 Mb.
ТипКнига
userdocs.ru > Туризм > Книга
1   ...   5   6   7   8   9   10   11   12   ...   22

^ Определение бюджета времени на задачу

Высший пилотаж среднесрочного планирования — точно определять еженедельный бюджет времени на крупную за­дачу, чтобы гарантированно уложиться в сроки. Например: вам нужно написать большую статью, книгу, диссертацию, положение о подразделении, бизнес-план развития регио­на... Сколько времени нужно еженедельно или ежедневно выделять на задачу, чтобы не превратить ее из важной, но не срочной в горящую и авральную?

Вспомним простой подход, многим хорошо известный по подготовке к экзаменам. Примерно так: «На подготовку у меня есть 10 дней, нужно подготовить 40 билетов. На каж­дый билет нужно потратить минимум час. Таким образом, каждый день мне нужно выделять на подготовку 4 часа».

Алгоритм следующий:

  • Определили общий объем работы в любом измерителе
    (40 билетов).

  • Определили производительность труда (1 билет в час).

  • Через производительность труда связали сроки и бюд­
    жет времени (нужно выделять 4 часа в день).

Аналогично вы можете поступить с любой крупной за­дачей, например: «Мне нужно подготовить документацию по 20 товарным позициям за 10 дней. На работу с одной товарной позицией уходит около часа. Значит, в день нужно выделять на эту работу 2 часа».

Таким образом, вместо абстрактного «к середине сентяб­ря» у вас появляется очень конкретное «нужно выделять 2 часа в день» или «8 часов в неделю». Это гораздо сильнее
^ Планирование: как укладываться в сроки 91

мотивирует и при этом дает возможность четко отслеживать, укладываетесь вы в плановые сроки или нет.

Связку сроков и бюджета времени можно автоматизиро­вать. Расскажу эту технику на примере книги, которую вы держите в руках.

Пройдем еще раз три шага алгоритма:

  1. ^ Определите общий объем задачи в каком-либо измери­
    теле — страницы, главки, пункты... Для книг и статей удоб­
    но применять количество знаков. Эта величина наверняка
    сначала будет приблизительной — ничего страшного, будете
    корректировать ее по ходу дела.

  2. ^ Определите производительность труда. Для этого фик­
    сируйте длительность и результативность каждой рабочей
    сессии. Рекомендую это делать в Excel либо в Outlook с пос­
    ледующим экспортом в Excel. Например, вот выдержка из
    моего реального хронометража проекта «П-книга» (т.е. «по­
    пулярная книга», в отличие от первой книги, написанной в
    более строгом жанре):

П-книга: «хронос» и «кайрос» СПб: кафе 5900 23.03.2005 15.45 1.15

П-книга: «жесткие» встречи

Ниж. Новг: поезд

7900

23.03.2005 19.00

1.30

П-книга: «гибкие» и «бюджетируемые» задачи

самолет

6400

28.03.2005 20.00

1.00

П-книга: как планировать в ежедневнике

Ижевск, муз.

4200

29.03.2005 23.00

1.00

П-книга: планирование: кейс

Ижевск, обед

4300

30.03.2005 14.30

0.30

3700 31.03.2005 8.15 1.00

П-книга: планирование: кейс самолет

В первой колонке — краткое обозначение части работы (в данном случае — главы). Далее — поля «Место», коли­чество знаков, время начала задачи, длительность. Данные экспортированы из Outlook, поэтому не пугайтесь слож­ности цифр: они формируются автоматически при экспорте

92 ^ Глеб Архангельский. Тайм-драйв

в Excel, я лишь фиксирую в календаре продолжительность работы над задачей.

— С помощью производительности труда свяжите сроки с еженедельным бюджетом времени. Например, вот реальная выдержка из excel-файла книги на момент написания этой главы:

^ 400 000 необходимый объем (в знаках)

сделанный объем - в %: 30

118500 выполненный объем

281500 оставшийся объем

4122

знаков в час:

20 затрачено часов

^ 68 осталось часов

9 осталось недаль - работы бюджет часов в неделю:

8.5 осталось недель - до конца июля

Полужирным выделены два показателя, вводимые вруч­ную: прогнозируемый объем работы и бюджет времени, который я предполагаю выделять на нее в неделю. Все ос­тальное автоматически вычисляется в Excel. «Выполненный объем» и затраченное количество часов вычисляются сум­мированием показателей предыдущей таблицы. Делением одного на другое получается производительность труда — 4122 знака в час. На основе этого показателя вычисляют­ся ключевые параметры для прогнозирования (выделены заливкой):

  • Осталось часов (при нынешней производительности
    труда).

  • Осталось недель работы (при заданном нами бюджете
    часов в неделю).

  • Осталось недель до календарного срока завершения
    проекта (вычисляется с помощью автоматических
    операций с сегодняшней датой и введенной в особом
    поле плановой датой завершения проекта).


^ Планирование: как укладываться в сроки 93

Такая таблица дает возможность легко отслеживать «про­гресс» в работе над задачей и, самое главное, — прогнози­ровать сроки ее завершения. Очень важная функция: можно «играть» показателем «бюджет часов в неделю». Например: к какому месяцу работа завершится, если тратить на нее в неделю столько времени, сколько трачу сейчас? А если доба­вить в неделю пару часов за счет снижения приоритетности других работ? И т.д.

Благодаря этой таблице мы получаем крайне важную вещь: автоматическую связь сроки исполнения задачи и бюд­жета времени, выделяемого на эту задачу в неделю. Одно дело — в Outlook создавать на видном месте задачу «Попу­лярная книга: закончить рукопись к концу июля», и совсем другое — создавать задачу «Популярная книга: выделять 8 часов в неделю». Вторая запись гораздо более жесткая, обязывающая и мотивирующая.

У этой техники есть ограничения. Если задача достаточно неоднородна (например, некоторые разделы бизнес-плана значительно более трудоемки, чем остальные), методику при­дется применять к ее разнородным частям по отдельности.

Практика показывает, что творческий характер работы совершенно не препятствует прогнозированию и планиро­ванию. Да, сегодня я могу за час написать две страницы, а завтра — семь. Но как только количество записей перева­ливает за 10—15 — показатель «средняя производительность труда» становится достаточно точным. Соответственно, становится весьма точным прогноз сроков завершения задачи.

Будете ли вы использовать более формализованный и сложный способ либо более простой — дело вкуса и удобс­тва. Важно, что в обоих случаях вы приобретаете репутацию пунктуального и надежного человека. Такого человека, ко­торый даже крупную интеллектоемкую творческую работу способен выполнять в плановые сроки.

94 ^ Глеб Архангельский. Тайм-драйв

Пятый шаг создания личной ТМ-системы

Настройте личную систему планирования рабочего дня с использованием «жестких» и «гибких» задач, чтобы плани­ровать реалистично и всегда успевать выполнять главное. Краткие рекомендации:

  • Выделяйте 10 минут вечером или утром на создание
    полной обзорной картины задач на день.

  • При планировании в ежедневнике используйте разные
    цвета, закладки, стикеры.

  • Заведите «стратегическую картонку» — закладку
    с ключевыми долгосрочными целями.

  • В плане дня разделяйте «жесткие», «гибкие» и «бюд-
    жетируемые» задачи.

  • Делайте список «гибких» задач результато-ориенти-
    рованным.

  • Выделяйте 2—3 приоритетные задачи в списке и начи­
    найте работу с них.

  • При планировании «жестких» встреч закладывайте
    резервы.

  • Согласовывайте с вашими партнерами нормы пунк­
    туальности.

  • Запасайтесь избыточной информацией, поскольку все
    пойдет не по плану.

^ 6. Приоритеты: как отсеять лишнее и найти время на главное

Всем известно, что жизнь состоит из черных и белых полос.

Они постоянно меняются. И все надеются, что за черной всегда

придет белая полоса. Но вот никто не догадывается, что можно

идти всю жизнь и вдоль какой-то одной полосы.

Главное, правильно выбрать ее цвет.

Если бы меня попросили передать всю суть этой книги од­ной строчкой, я бы сказал так: «Тратьте ваше невосполни­мое время на Главное».

К сожалению, в наших школах и вузах практически не учат расстановке приоритетов, не учат определять для себя, что — главное, а что — не очень. Есть обязательная программа, из которой, как считается, необходимо усвоить «все». Что из этого «всего» вам нужно, что очень нужно, а что — так себе или во­обще не нужно, — об этом обычно никто не задумывается.

В нашей жизни, к счастью или к сожалению, такой «обя­зательной программы» нет. Хочется многого: и успехов в работе, и счастья в личной жизни, и сходить в ресторан с друзьями, и почитать любимую книгу... Но «все-все-все» — не успеешь, приходится выбирать. Вся наша жизнь — не­прерывный выбор. И лучше, если этот выбор будет делаться осознанно, а не «как придется».

^ Стратегии отказа

Первое, с чего начинается расстановка приоритетов, — рас­чистка вашей жизни от навязанных дел. На уровне конкрет­ного дня это в частности означает — умение говорить «нет» делам, которые не соответствуют вашим целям, ценностям или принципам.

96 ^ Глеб Архангельский. Тайм-драйв

Во многих западных книжках по тайм-менеджменту за­трагивается эта тема, но в России, как обычно, есть «своя специфика». Наше общество ближе к Востоку, чем к Западу. У нас ценятся личные, неформальные взаимоотношения. Любой отказ воспринимается как личная обида.

На тренингах мы разыгрываем сценки из жизни, на­пример:

  • Близкий родственник или знакомый просит помочь
    ему устроиться на работу в вашу компанию.

  • Начальник просит встретить его родственников
    на вокзале.

  • Подруга просит вечером посидеть с ее ребенком.

Условия жесткие: вам нужно отказать, по возможности не испортив отношения. Это не значит, конечно, что всег­да в жизни в таких ситуациях нужно отказывать; но если в данной конкретной ситуации нужно отказать — как вы это сделаете?

Разыгрывая сценки, участники семинаров проявляют чу­деса управленческой борьбы и изобретательности. При этом проявляется несколько основных стратегий отказа:

1. "Военнаяхитрость". «Иван Иванович, я рад бы встре­тить ваших родственников, но, к сожалению, машина сломалась (варианты: везу вечером ребенка в больницу; встречаюсь в ресторане с нашим любимым клиентом)». Или: «Видя вызов от клиента, который"любит побол­тать, переадресую на сотрудника, который говорит, что я сейчас недоступен — на совещании, собрании совета директоров и т.п. Если у клиента какой-то важный вопрос, я ему через некоторое время перезваниваю».

Эта стратегия, на одном из тренингов названная «вранье с форс-мажором», опасна тем, что обману бывает свойствен-

^ Приоритеты: как отсеять лишнее и найти время на главное 97

но раскрываться, и отношения могут быть испорчены без­надежно.

2. "Логическая аргументация". «Я бы рад помочь твоему
сыну устроиться к нам на работу, я его хорошо знаю,
он толковый мальчик, но в нашей компании и на этой
должности он не справится потому-то и потому-то».

Стратегия наиболее разумная и поэтому часто используе­мая. Проблема в том, что русский человек эмоционален, и на каждый аргумент находится либо эмоция, либо контраргу­мент. Диалог в сценке на тренинге приходится прерывать — спор между участниками может длиться бесконечно.

3. "Отложить /замотать" ("дать надежду"). «Пусть твой

брат пришлет резюме в отдел кадров, они рассмотрят». Часто выбираемая стратегия, она одна из самых про­стых — потратив минимум времени на разговор, вы и не испортили отношений, и не сказали явного «да». Проблема в том, что русский человек часто воспри­нимает надежду как обещание, и отношения в итоге могут быть испорчены еще хуже.

Когда я работал в банке помощником председателя правления, од­на знакомая, директор благотворительного фонда, попросила: «Глеб, вы банкиры, у вас денег много, помогите нам провести такую-то конференцию». - «Я рад бы помочь, но банкир деньги на благо­творительные проекты обычно не дает. Я даже не уверен, что смогу с ним затронуть этот вопрос. Так что попробую поговорить, но ниче­го не обещаю».

Через две недели: «Мне удалось поговорить с банкиром, как я и ожидал, денег он не дал». - «Как?? Ты же обещал! Мы уже в бюджет заложили...» Отношения серьезно испорчены.

Думаю, более разумно (и менее губительно для отношений) было бы сразу твердо отказать - «банкир денег не дает, и даже разгова­ривать с ним об этом не буду, не обижайтесь». Если выпадет слу­чай - поговорить; если вдруг случится чудо и денег дадут - обрадо­вать просившего. Но ни в коем случае не давать тень надежды, в во­ображении человека быстро разросшуюся до твердого обещания.

98 ^ Глеб Архангельский. Тайм-драйв

4. "Сделать желаемое непривлекательным". «Мариночка,

душа моя, я с удовольствием посидела бы с твоим Васечкой, но я чихаю, и похоже, это не простуда, а грипп, как бы я его не заразила». «На работу к нам я тебе могу помочь устроиться, но зарплата будет очень невысокая...» Вариант, сочетающий «военную хит­рость» и «логическую аргументацию» и имеющий все их недостатки.

5. "Третий путь". «Иван Петрович, на тренинг по тайм-
менеджменту в выходной я, к сожалению, не смогу
прийти, но я понимаю важность этой темы для ком­
пании, поэтому попрошу Василия записать все на
диктофон, прослушаю, проработаю литературу и
обязательно буду применять». «В нашу компанию, к
сожалению, твоей сестре не могу помочь устроиться,
но помогу написать грамотно резюме и подскажу,
в какие компании лучше его послать». Иногда это
лучший выход, но не всегда он работает. Участница
открытого семинара в Киеве, начальник отдела про­
даж, рассказала: «Подружки просятся ко мне на работу,
я вижу, что объективно не подходят, не смогут работать
в продажах. Пытаюсь предложить им третий путь,
помочь найти подходящую для них работу. Но им
лень что-то искать, втемяшилось им в голову «хотим
работать у тебя», и никак их ни на что другое не пере­
ключить».

Итак, пять типовых путей отказа. Среди них' нет путей «правильных» и «неправильных», у каждой стратегии есть свои достоинства и недостатки. Обычно человек применя­ет максимум одну-две стратегии. Попробуйте расширить ваш арсенал и применить какую-либо из стратегий, которая раньше вами не применялась.
1   ...   5   6   7   8   9   10   11   12   ...   22

Похожие:

Книга, которая экономит время iconКнига, которая экономит время, это книга жизни!
«временные очки» — сначала часы, потом дни и недели своего времени. А потом придут и самые ценные «заработки», которые приносят очень-очень...
Книга, которая экономит время iconКнига, которая экономит время, это книга жизни!
«временные очки» — сначала часы, потом дни и недели своего времени. А потом придут и самые ценные «заработки», которые приносят очень-очень...
Книга, которая экономит время iconКнига, которая экономит время, это книга жизни!
«временные очки» сначала часы, потом дни и недели своего времени. А потом придут и самые ценные «заработки», которые приносят очень-очень...
Книга, которая экономит время iconКнига, которая экономит время, это книга жизни!
«временные очки» сначала часы, потом дни и недели своего времени. А потом придут и самые ценные «заработки», которые приносят очень-очень...
Книга, которая экономит время iconПиротехническое сумасшествие
Разработал оригинальную методику дрессировки, которая позволяет быстро обучить собаку необходимым навыкам и эффективно отработать...
Книга, которая экономит время iconУ вас в руках книга-размышление, книга-предостережение. Книга, которая...
У вас в руках книга-размышление, книга-предостережение. Книга, которая заставляет задуматься. Книга, поднимающая одну из самых серьезных...
Книга, которая экономит время iconКнига рассчитана на широкую аудиторию
Кови создает впечатляющую философию жизни, которая в то же время наилучшим образом гарантирует успех в бизнесе…Это — превосходное...
Книга, которая экономит время iconОбразы Италии "образы италии"
Перед читателем книга, которая в буквальном смысле стала настольной не для одного поколения русской интеллигенции. Первые два тома...
Книга, которая экономит время iconКрайон (Ли Кэрролл) –“Новое божественное время” Книга 10
Это десятая книга Крайона и двенадцатая, если считать две книги о Детях Индиго, написанных в соавторстве с Джен Тоубер (мой духовный...
Книга, которая экономит время iconКнига Масару Ибука не дает этих обещаний, но проницательный читатель...
Представьте себе революцию, которая принесет самые замечательные перемены, но обойдется без кровопролития и мучений, без ненависти...
Вы можете разместить ссылку на наш сайт:
Школьные материалы


При копировании материала укажите ссылку © 2020
контакты
userdocs.ru
Главная страница