Книга, которая экономит время, это книга жизни!


НазваниеКнига, которая экономит время, это книга жизни!
страница20/20
Дата публикации05.03.2013
Размер2.45 Mb.
ТипКнига
userdocs.ru > Туризм > Книга
1   ...   12   13   14   15   16   17   18   19   20
Приоритезация

В главе 4, в разделе «Приоритезация», мы выделяли два типа приоритетных задач: неотложные (жизненно важные) и «уточняющие/делегируемые». Разметим соответствующим образом наш список задач:

Подписать документы - вряд ли потребует много времени, при этом сильно влияет на процессы взаимодействия с клиентами - записываем в неотложное.

Решить проблему с поставками - по всей видимости, возникла «дыра» в ключевом бизнес-процессе, действительно требующая немедленного разбирательства.

Неотложная ли проблема «ключевой поставщик»? В разных компаниях на этот вопрос отвечают по-разному. На одном открытом семинаре поспорили владелец сети автозаправок («поставщик у нас царь и бог, задержал бензин - бизнес умирает») и директор фармацевтической компании («поставщикам мы деньги платим, а не они нам»). Естественно, в разных сферах деятельности приоритетность похожих задач может быть совершенно различной.

Показателен случай на тренинге в РАО «ЕЭС». «Поставщика мы пригласили к себе - поставщики вокруг нас бегают, а не мы вокруг них». Я спросил: «В кейсе ведь ясно написано: нужно ехать, разбираться лично. Значит, для менеджера из кейса эта задержка поставок - реальная проблема. А вы при работе над кейсом, получается, исходили не из объективной реальности, данной нам в условиях кейса, а из своих собственных привычек, шаблонов и стереотипов. Вот вам и причина всех наших неумений лучше организовать время - фильтры восприятия, не дающие отойти от старых привычных схем». Участники, что называется, «прониклись».

Подготовить презентацию - неотложная задача (предположим для определенности, что презентация действительно важна, необходима и не допускает перенесения на другой день). Выяснить место проведения - уточняющая, которую необходимо выполнить утром (влияет на планирование дня).

Проект А - что именно неясно Васину и Иванову и почему они претендуют на час моего времени? Никогда не торопитесь соглашаться на встречу, если можно решить вопрос проще. Это явно уточняющая/делегируемая задача - попросить Катерину собрать с них в письменном виде список вопросов по проекту (и не просто вопросов, а с вариантами ответов) и дальше уже решать, нужно ли совещание, или достаточно телефонного разговора. Точно такая же ситуация по выставке - нужно уточнить картину, а потом уже думать, как стимулировать исполнителей.

Головной офис - поскольку отчет ежемесячный, вряд ли прояснить его параметры займет много времени, - отмечаем как уточняющую задачу (возможно, делегированную - «Катерина, попробуй узнать у Виктории, какова генеральная линия партии насчет отчета»). Еще при ответе шефу «буду через полчаса» желательно было уточнить, хотя бы примерно, сколько времени займет разговор и о чем пойдет речь. Если это сделать забыли или не удалось - можно позвонить секретарю шефа и попытаться прояснить картину или попросить сделать это Катерину.

Используя в разметке списка задач «признак неотложности», будьте экономны. Государственным наградам и словам «Совершенно секретно» или «Сверхсрочно, вне всякой очереди» свойственно девальвироваться от чрезмерного употребления. Награждайте признаком неотложности максимум 20-30% задач.

^ Планирование и бюджетирование времени

Утром мы выполнили уточняющие задачи - узнали, куда ехать на презентацию, договорились с поставщиками о встрече и т.д. После этого мы готовы:

– Запланировать «жесткие» встречи - это поход к шефу, проведение презентации и встреча с поставщиками. Предположим, нам удалось удачно состыковать презентацию и поездку к поставщику на послеобеденное время, так, чтобы уже не возвращаться в офис.



Забюджетировать неотложные задачи, требующие серьезного ресурса времени. Это подготовка презентации и обед. Все остальные задачи из «гибкого» списка не бюджетируем, т.к. они либо не обязательны на сегодня (проект, выставка),-либо не требуют много времени (подписать документы).

Вот в итоге наш план дня: слева «жесткие» и «бюджетируемые» задачи. Я внес «бюджетируемые» задачи в сетку времени, но не выделял их четкой рамкой, как «жесткие» встречи. Можно было оставить «бюджетируемые» задачи справа, в «гибком» списке, просто подписав рядом с ними необходимый ресурс времени.

Справа расположены «гибкие» задачи с вычеркнутыми уже выполненными уточняющими и выделенной полужирным всего одной оставшейся приоритетной - подписать документы. Я не вычеркиваю проект А и выставку (хотя уточняющие задачи Катерине уже даны), т.к. в течение сегодняшнего дня нужно проконтролировать поступление информации от подчиненных. Также, возможно, на основе этой информации мы успеем собрать требуемые совещания или иным образом дать подчиненным импульсы в нужном направлении.

Типичный вопрос на тренинге: «получается какой-то легкий план дня, менеджер полдня бездельничает?». И часто группа при работе над кейсом старается вписать максимум задач в жесткий план дня. Многим кажется, что так «правильно». Задаешь вопрос: в реальности вы пользуетесь таким планом? Оказывается, нет. Само собой, ведь шансов у жесткого плана сбыться - никаких, привходящие обстоятельства все изменят. А значит, не планируем вообще, хватаемся за все подряд, ныряем в текучку и плывем по течению, как придется.

План, который мы получили при работе над кейсом, - оптимален. В нем то, что нужно подкручивать микрометром, - подкручено именно микрометром («жесткое» и «бюджети-руемое»), а то, что достаточно забить молотком, - забито молотком («гибкие» задачи). Выполнив «жесткое» и «бюд-жетируемое», мы сможем заняться задачами из «гибкого» списка, в порядке убывания приоритетности. При появлении новых задач и информации в течение дня нам не придется переверстывать жесткий план - максимум скорректировать одну-две встречи. А скорее - просто дописать несколько задач в «гибкий» список и пересмотреть в нем приоритеты.

Подведем итоги по разбору кейса:

– Не «ныряйте» в рабочий день, не хватайтесь сразу за выполнение задач. Жестко выделите 5-10 минут на планирование. План дня должен давать в одном месте полный обзор всех предстоящих вам задач и встреч.

– «Жесткость» инструмента планирования соразмеряйте с характером задачи (жесткая, гибкая или бюджетиру-емая). Не используйте микрометр там, где достаточно молотка.

– Больше «воздуха» в плане, больше резервов - выше вероятность его осуществления и простота изменения плана в течение дня.

^ Приложение 3 ТМ-автобиография автора

Участники тренингов часто спрашивают: «Как вы «дошли до жизни такой», с чего началось ваше увлечение тайм-менеджментом и какими инструментами вы сами реально пользуетесь?»

Инструменты управления временем я начал применять еще в школе. Мои интересы всегда были обширны, хотелось ничего не забывать и все успевать. Первый инструмент - половинка обычной школьной тетради, помещавшаяся в кармане. В ней в свободном порядке записывались все дела - «Васе отдать кассету Бетховена. На информатике спросить про установку Нортон Коммандера». Второй инструмент - обзорная таблица оценок, которая позволяла видеть приоритетные направления и концентрировать на них усилия. Благодаря такому «проактивному» подходу к учебе и золотая медаль, и красный диплом получились без ущерба для спорта, отдыха, увлечений.

В вузе я прочитал книгу Даниила Гранина «Эта странная жизнь» и, вдохновившись примером Александра Любищева, начал вести хронометраж. Благодаря анализу времени в Excel было выявлено много резервов, что позволило успешно совмещать учебу на достаточно непростом факультете прикладной математики Санкт-Петербургского университета, английские и водительские курсы, курсы экскурсоводов и т.д.

Профессиональный интерес к тайм-менеджменту появился во время работы в банке. Увлечение системой Лю-бищева обнаружило свою полезную для работы сущность совершенно случайно. Причем, что любопытно, разговор с председателем правления, с которого начался мой путь как профессионального консультанта в управлении временем, произошел 2 февраля, в мой день рождения. Только пятью годами позже я узнал, что это еще и «День сурка» из знаменитого фильма. Видимо, тайм-менеджмент мне был на роду написан.

Проведя в банке первую в моей практике диагностику тайм-менеджмента и курс обучения для сотрудников, я понял, что это технологии, реально необходимые в России и недостаточно известные моим соотечественникам. После этого я создал сайт Improvement.ru, вокруг которого сложилось Тайм-менеджерское сообщество. Дальше были ТМ-клубы, первая ТМ-конференция в 2003 году, множество публикаций и телеинтервью, с помощью которых мы смогли привлечь интерес профессионального сообщества к теме управления временем и ее актуальности для нашей страны.

ТМ-сообщество стало «центром кристаллизации» ТМ-темы в России, местом рождения новых ТМ-идей и методов. Многие из них я применяю в своей практике. Краткосрочное и среднесрочное планирование ведется в Outlook, с использованием контекстного планирования и алгоритма жестко-гибкого планирования дня. Мобильность моей ТМ-системы повышает смартфон, в котором календарь и задачи синхронизируются с Outlook. Активно использую приемы управления отдыхом и самомотивации, методы расстановки приоритетов и, конечно, постановку и детализацию целей.

Благодаря всем этим инструментам удается совмещать плотный график директора консалтинговой компании с общественной деятельностью, написанием книг и статей, выступлениями на конференциях и телеинтервью. При этом не менее часа в день - художественная литература, ежедневно бассейн, 8 часов сна. Есть время на отдых, природу, классическую музыку, интересных людей.

Сейчас, отметив пятилетний юбилей Improvement.ru и видя достигнутые за это время ТМ-сообществом результаты, видя резко возросший интерес к ТМ-теме в России, я понимаю, как помогли нам так много успеть ТМ-инструменты, которые мы применяем. И еще понимаю, насколько я благодарен предшественникам, заложившим основы отечественной и западной школ тайм-менеджмента. Без их усилий мы не имели бы возможности «прожить две жизни за время одной» и найти общий язык с такой своенравной, но такой доброжелательной, благодарной, живо откликающейся на наши усилия стихией - нашим Временем.

^ Об авторе - глазами соратников

Когда с человеком тесно сотрудничаешь, работаешь изо дня в день на протяжении полных пяти лет, то волей-неволей задаешься вопросом: сколько эти пять лет «весят» во внутреннем, энергетическом измерении? Год за два? Или, может быть, за три или четыре?

Можно долго вспоминать, как из скромного интернет-сайта выросло авторитетное ТМ-движение, как «ТМ-бацилла» стала распространяться «от сердца к сердцу» на российской почве, казалось бы, не слишком благосклонной к идеям планирования и управления временем. Мне всегда были интересны люди, дающие пассионарный импульс таким процессам в обществе.

Кто же он, Глеб Архангельский? Что это за человек? Как он дошел до жизни такой, как он все это придумал, почему он так в это, в хорошем смысле, «уперся» и зачем ему все это нужно?

Если бы мы снимали о нем художественный фильм, то получилась бы увлекательная и поучительная, очень русская, история успеха. История целенаправленных усилий и заслуженного вознаграждения. Вот он еще школьником работает у отца в переплетной мастерской, получая старыми советскими деньгами 4 копейки за упаковку пачки картона. Пачка должна быть стандартной толщины, иначе приходится переделывать. Глеб тщательно производит измерения по линеечке, ошибается, пробует еще раз. Потом догадывается: если сделать готовую мерку из картона - работа двигается в два раза быстрее, и за вечер можно заработать не один рубль, а два. Три-четыре месяца таких усилий - и желанный велосипед приобретен.

Подработки проходили при строгом условии родителей: вся работа прекращается, как только в дневнике появляется хотя бы одна четверка. Глеб ищет свободные минуты - решает задачи на переменке, читает учебники в транспорте.

Ценность интеллектуального успеха и интеллектуального первенства всегда была для Глеба исключительно значима, поэтому он абсолютно серьезно и самостоятельно принимает решение «идти на медаль». Для 15-летнего подростка и само решение, и способ его достижения - совершенно не банальны. Если посмотреть на его школьные заметки в потрепанных блокнотах, то любой выпускник бизнес-школы скажет - это классическое управление по целям. Вычленяются ключевые области, и действия направляются именно на подтягивание тех знаний, которые приоритетны для выполнения задуманного. Не хватает пятерок по физике - берутся дополнительные занятия, «провисает» география - именно ей уделяется внимание.

Но просто хорошо заточенный математическим образованием интеллект успехи Глеба не объясняет. Как аналитик, независимый консультант, всего за несколько лет превращается в опытного предпринимателя, с удивительной энергией и ответственностью продвигающего огромное количество идей и проектов?

Я помню, каким смелым и рискованным было решение Глеба перейти от независимой консультантской практики к созданию собственной компании. Как одним холодным февральским днем у него на «попечении» оказалось сразу несколько сотрудников. Компетентных, профессиональных людей, оставивших должности в крупных корпорациях и доверивших Глебу стабильность своего существования.

Я помню, как много месяцев подряд, выплачивая всем весьма немаленькие зарплаты, Глеб вел аскетичное существование на то, что шутливо называл «предпринимательским пособием». Я помню, как в самые кризисные моменты, когда не сводились концы с концами и мы все рвали на себе волосы от отчаяния, он оставался спокоен, невозмутим, потрясающе эмоционально стабилен и, главное, всегда находил решение проблемы. Вот вам и реальная «социальная ответственность бизнеса», а не нечто гипотетически-схоластическое, о чем пишут в глянцевой деловой прессе.

Сейчас профессиональным сообществом и деловой прессой Глеб безусловно признается ведущим отечественным экспертом в области управления временем. Бизнес-достижения компании «Организация Времени» впечатляют и по уровню корпоративных клиентов, и по масштабу корпоративных проектов. Тайм-менеджмент стал популярным и востребованным в России. Именно сейчас очень полезно оглянуться назад и вспомнить, как все это начиналось.

День рождения Глеба совпадает с тем самым Днем сурка, в который остановилось время согласно известному фильму. И именно Глеб призван «расколдовать» эту бесконечную цепь промедлений и повторений, которыми, уже без всякой мистики, полна российская действительность. Тайм-менеджмент в условиях российского «бездорожья и разгильдяйства» - это захватывающее приключение, это глубокая идеология. И все это «углубление и расширение» сухой, прагматичной, рациональной темы, когда выясняется, что «ТМ в России больше, чем ТМ», было сделано одним, но искренне убежденным в своем призвании человеком.

Если бы меня спросили, в чем основа его успеха, я бы ответила: в колоссальной работоспособности и уникальном умении постоянно «расти над собой», выходить на новые уровни развития. А тайм-менеджмент - исключительно подходящий для этого инструмент.

Ольга Стрелкова, координатор ТМ-клуба, гендиректор ООО «Лидер-Консалтинг».

Отзывы корпоративных клиентов

«Тренинги по «Управлению Временем», в авторской разработке Глеба Архангельского, были проведены им и подготовленной им командой тренеров на высоком профессиональном уровне. Теоретический материал, адаптированный в соответствии с нашими пожеланиями и потребностями, был преподнесен в максимально доступной форме, а ролевые игры и упражнения позволили закрепить полученные знания. Все обучающиеся на тренинге сотрудники отмечают, что полученные знания и навыки помогут им эффективно выполнять свою работу». Мельникова Я.В., руководитель отдела обучения и развития, PricewaterhouseCoopers.

«Тренинги-семинары, которые проводит Г.А. Архангельский, открывают для участников новый подход ко времени как невосполнимому ресурсу; позволяют соотнести реальный ход событий и жизненные цели; увидеть простые инструменты оптимизации рабочих процессов и личной эффективности. Кроме практической ценности тренинг развивает философский взгляд на мир. Благодаря личному энтузиазму Г. А. Архангельского и заинтересованности в результатах внедрения ТМ-инструментов сотрудники получают не только знания на тренингах-семинарах, но и консалтинговое и посттренинговое сопровождение, специально разработанные методические материалы». Беккер Н.Б., менеджер Корпоративного университета, «Вимм-Биллъ-Данн».

«Результаты проекта по внедрению тайм-менеджмента на базе MS Outlook, проведенного Г. А. Архангельским: упрощение личных систем планирования топ-менеджеров, повышение их гибкости и удобства, существенное снижение затрат времени на формирование отчетности для руководства, повышение ее удобства и обзорности; повышение подконтрольности задач, уверенности в их своевременном исполнении. Главные достоинства работы Глеба Архангельского - индивидуальный подход к каждому участнику проекта, гибкость предлагаемых методов планирования, и главное - реальное воплощение авторских технологий в работоспособных настройках MS Outlook».

Фаритов Э.Д., директор по развитию, Группа «Русский Стандарт».

«Хронометраж и анализ личного времени способствовал появлению «чувства времени», в том числе, что особенно важно, на уровне взаимоотношений в команде. Обучение тайм-менеджменту стимулировало поиск более эффективных способов взаимодействия «по горизонтали». Таким образом, обучение личной эффективности стало катализатором развития корпоративных методов работы. При этом активные обсуждения практических вопросов нашей деятельности в ходе семинаров позволили выявить новые резервы корпоративной эффективности, системно проанализировать процесс продаж и наметить перспективы повышения его результативности».

Любовь Юлис, коммерческий директор, Comstar - Объединенные ТелеСистемы.

«Курс настройки индивидуального и командного тайм-менеджмента для наших сотрудников, проведенный консультантами компании «Организация Времени» под руководством Глеба Архангельского, реально помогает больше успевать в нашей перегруженной многозадачной деятельности. «Учебный органайзер», на основе которого строился курс, дает почувствовать заметный прогресс в «съедении слонов» - продвижении крупных долгосрочных проектов. Порадовали и методы самомотивации, благодаря которым самые сложные задачи решаются быстрее и с удовольствием. При этом благодаря привязке к Outlook техники тайм-менеджмента внедряются достаточно быстро и безболезненно». Селютин А.В., зам. директора Департамента информатизации, ОАО РАО «ЕЭС России».
1   ...   12   13   14   15   16   17   18   19   20

Похожие:

Книга, которая экономит время, это книга жизни! iconКнига, которая экономит время, это книга жизни!
«временные очки» — сначала часы, потом дни и недели своего времени. А потом придут и самые ценные «заработки», которые приносят очень-очень...
Книга, которая экономит время, это книга жизни! iconКнига, которая экономит время, это книга жизни!
«временные очки» — сначала часы, потом дни и недели своего времени. А потом придут и самые ценные «заработки», которые приносят очень-очень...
Книга, которая экономит время, это книга жизни! iconКнига, которая экономит время, это книга жизни!
«временные очки» сначала часы, потом дни и недели своего времени. А потом придут и самые ценные «заработки», которые приносят очень-очень...
Книга, которая экономит время, это книга жизни! iconКнига, которая экономит время
«временные очки» сначала часы, потом дни и недели своего времени. А потом придут и самые ценные «за­работки», которые приносят очень-очень...
Книга, которая экономит время, это книга жизни! iconКнига рассчитана на широкую аудиторию
Кови создает впечатляющую философию жизни, которая в то же время наилучшим образом гарантирует успех в бизнесе…Это — превосходное...
Книга, которая экономит время, это книга жизни! iconКрайон (Ли Кэрролл) –“Новое божественное время” Книга 10
Это десятая книга Крайона и двенадцатая, если считать две книги о Детях Индиго, написанных в соавторстве с Джен Тоубер (мой духовный...
Книга, которая экономит время, это книга жизни! iconУ вас в руках книга-размышление, книга-предостережение. Книга, которая...
У вас в руках книга-размышление, книга-предостережение. Книга, которая заставляет задуматься. Книга, поднимающая одну из самых серьезных...
Книга, которая экономит время, это книга жизни! iconКнига жизни
Просто наблюдай себя, как ты наблюдал бы тучу. Ведь ты ничего не можешь поделать ни с тучей, ни с качающимися на ветру пальмовыми...
Книга, которая экономит время, это книга жизни! iconКнига 1 Книга «Две жизни»
Их самоотверженный труд по раскрытию Духа человека. Единство Источника этих книг вполне очевидно для лиц, их прочитавших. Учение,...
Книга, которая экономит время, это книга жизни! iconКнига “Лучший, каким Вы можете быть в mlm” это книга о Вас и вашем...
Знать, что Вы хотите от жизни — это Ваша задача. Показать вам, как Вы сможете всего этого достичь с помощью Сетевого маркетинга —...
Вы можете разместить ссылку на наш сайт:
Школьные материалы


При копировании материала укажите ссылку © 2020
контакты
userdocs.ru
Главная страница